Gemini 可以直接編輯 PDF、Word 和簡報了！新功能怎麼用？用一份報告看懂操作方式

主管傳來一份報告，說：「第二段太長，幫我縮短一點，表格也整理得清楚些。」

以前使用 AI 修改文件，經常要先複製內容、貼到聊天視窗，等 AI 改完，再把文字貼回原本的 Word 或 Google 文件。如果還要調整格式，可能得來回操作好幾次。

現在，Google Gemini 已經能直接在對話中產生、預覽與編輯多種文件。

Google 在 2026 年 10 月 29 日宣布，Gemini App 新增文件編輯功能，支援 PDF、Google 文件、試算表、簡報等格式。你可以直接打開文件預覽、手動修改文字，甚至選取特定段落，要求 AI 只修改那一部分。

這篇文章不只介紹新功能，也會用一份工作報告，示範它實際能解決哪些麻煩。

1Gemini 文件編輯新功能，跟以前有什麼不同？

最大的變化，是你不必一直在「AI 對話」和「文件編輯器」之間切換。

過去，Gemini 可以協助撰寫內容、分析檔案、提供修改建議，但使用者往往需要另外整理輸出結果。

現在則可以在 Gemini 對話中直接查看文件內容，並進一步編輯。

不過，這不代表 Gemini 已經取代所有專業文書軟體。

如果工作涉及複雜版面、大量公式、特殊字型或精細排版，仍應使用原本的文件工具確認最終結果。

2實際示範：用 Gemini 修改一份每月工作報告

假設你是行銷人員，每月底都要向主管報告網站流量、活動成效與下個月計畫。

你手上有一些零散筆記，希望整理成主管看得懂的正式報告。

情境一：先讓 Gemini 產生報告初稿

開啟 Gemini，在對話框輸入報告需求。

例如：

請根據以下工作資料，製作一份適合向主管報告的月度行銷成果文件。

文件包含本月工作摘要、主要成果、遇到的問題，以及下個月行動計畫。

請使用繁體中文，讓非行銷背景的主管也能看懂。數字只能使用我提供的資料，沒有資訊的地方請標記「待補充」，不要自行編造。

本月資料：

1. 網站訪客數：12,000 人
2. 上個月網站訪客數：10,000 人
3. 完成 8 篇部落格文章
4. 舉辦 2 場線上講座
5. 下個月預計改善網站報名流程

上述數字都是操作示範的假設資料。

Gemini 產生文件後，可以在預覽畫面查看內容，不必只閱讀聊天框中的長篇文字。

此時先不要急著交件，建議檢查 AI 是否正確計算流量變化，以及有沒有把尚未提供的活動成果寫成事實。

情境二：只修改主管覺得太長的段落

主管看過初稿，覺得「本月工作摘要」寫得太冗長。

過去可能需要把整段複製到聊天視窗，請 AI 縮短後再貼回文件。

現在，你可以在 Gemini 的文件預覽畫面中選取需要修改的文字，再提出要求：

請將選取的段落縮短到 100 字以內，保留關鍵成果與重要數字，刪除重複敘述，語氣保持專業但不要太生硬。

Gemini 就能根據選取範圍協助修改。

這種方式特別適合只想調整一小段、不希望整份報告結構被改動的情況。

但仍要確認修改是否只影響預期的部分，以及原本的重要資訊有沒有被刪除。

情境三：報告內容正確，但你想自己改一句話

有時候不需要每件事都請 AI 處理。

例如，你只是想把「網站流量呈現良好成長」改成「網站訪客數較上月增加 20%」。

依照 Google 的新功能公告，文件預覽可以展開至全螢幕，並直接進行文字編輯。

這讓你可以自己修改措辭，再視需要請 AI 繼續處理其他段落。

真正有價值的地方，在於人工編輯與 AI 修改可以交替進行。 不需要為了改一個字，重新產生整份文件。

3Gemini 可以編輯哪些檔案？手機也能用嗎？

Google 官方公告列出的支援範圍如下：

這裡要注意兩件事。

第一，PDF 的預覽與編輯支援網頁版及手機版，但其他公告列出的格式目前以網頁版為主。

第二，Google 公告列出的是支援的文件類型，不代表所有 Microsoft Word（DOCX）、Excel（XLSX）或 PowerPoint（PPTX）原生檔案，都能保留完整格式並直接編輯。

例如，Google 文件與 Microsoft Word 雖然都用來處理文書，但不是完全相同的檔案格式。需要保留原生 Word 樣式或複雜排版時，應先確認實際匯入與匯出結果。

Google 表示，新功能已開放給 Gemini App 可使用地區與語言的使用者，並非限定付費方案。但實際介面與功能仍可能因帳號或平台而有所差異。

4除了工作報告，還有哪些情境值得使用？

這項更新對日常使用者的意義，不只在於可以編輯文件，而是讓許多原本需要切換工具的工作變得更集中。

教師：把課堂筆記變成 PDF 複習講義

老師可以整理自己的課堂筆記，請 Gemini 產生一份包含重點整理、重要名詞及課後練習的 PDF 講義。

Google 在官方公告中，也示範了使用者將手寫課堂筆記轉成 PDF 學習指南，再修改部分文字或視覺內容的應用。

如果是正式教材，仍需由教師確認知識正確性、題目難度和答案。

上班族：修改提案，而不必整份重寫

假設公司簡報已經完成八成，主管只要求調整其中兩個章節。

你可以利用文件預覽與選取修改功能，聚焦處理不清楚的段落。

但涉及品牌字型、投影片母片、動畫或複雜圖表時，仍建議回到原本的簡報軟體確認。

小型企業：整理對外使用的產品資料

經營小型品牌時，經常要修改產品說明、服務介紹、活動辦法與報價文件。

可以先讓 Gemini 整理資訊，再針對文字進行修改。例如將技術性描述改寫成客戶能理解的版本，或者把長篇說明整理成容易閱讀的段落。

涉及售價、庫存、規格與合約條件時，則必須依據公司確認過的資料，不應直接採用 AI 自行補上的內容。

5使用前，有三件事一定要確認

文件編輯完成，不代表內容正確

Gemini 可以協助修改文字與結構，但不保證所有數據、日期、法規與事實都正確。

尤其是報告中有營收、成長率、商品價格等數字時，最好保留原始資料，逐項確認。

文件可能包含不能任意分享的資料

客戶名單、未公開財務資料、人事資訊與合約內容，不適合在未確認公司政策及資料處理規則前，直接上傳至個人 AI 帳號。

正式處理公司文件前，應先了解組織允許使用哪些工具，以及相關資料的權限與保存方式。

輸出後仍要檢查排版

AI 生成的文件即使在預覽中看起來正常，轉成 PDF 或其他格式後，也可能出現文字換行、表格超出頁面或字型顯示問題。

如果文件要提供客戶、列印或正式送件，建議以最終輸出的檔案再檢查一次。

6常見問題 FAQ

Gemini 文件編輯功能需要付費嗎？

Google 2026 年 10 月 29 日的公告指出，新功能已向 Gemini App 可用地區及語言的所有使用者開放，沒有將這項基本功能限定在特定付費方案。不過，其他 AI 使用額度仍可能依帳號方案有所不同。

Gemini 可以直接修改 PDF 嗎？

可以。Google 已正式宣布支援在 Gemini 中預覽與編輯 PDF，並支援網頁版和手機版。至於複雜 PDF 的原始排版、表單欄位或特殊元素能否完整保留，仍需依檔案實際測試。

可以直接在 Gemini 裡修改 Excel 嗎？

Gemini 已支援試算表類型的預覽與編輯，但 Google 這次公告明確列出的是 Google Sheets。若需要處理 Excel 原生 XLSX 檔案、巨集或複雜公式，不應直接假設完全相容。

Gemini 可以取代 Word、Google 文件或 PowerPoint 嗎？

對於初稿撰寫、文字修改與簡單文件整理，Gemini 已能承擔部分工作。

但如果需要多人協作、版本控管、複雜格式或進階文件功能，專用文書軟體仍有其必要性。

7該不該開始用 Gemini 編輯文件？

如果你的工作經常需要改報告、整理講義或修改簡報，這項新功能值得先試一次。

建議從不含敏感資料的一頁文件開始：讓 Gemini 產生初稿、選取一段文字修改，再手動調整內容，最後檢查輸出結果。

這樣就能判斷它是否真的適合自己的工作習慣，而不是因為功能剛推出就全面更換原本工具。

想進一步學習 Gemini 的日常操作，也可以參考海豚 AI 學院課程專區，或到免費試看專區先體驗相關課程。

Gemini 這次更新值得關注的，不只是「又多支援幾種檔案」，而是讓文件工作從單純請 AI 提建議，逐步走向在同一個畫面中產生、修改和完成內容。

8資料來源

1. Google｜Edit and preview documents directly in Gemini（2026 年 10 月 29 日官方公告）
2. https://blog.google/innovation-and-ai/products/gemini-app/edit-files-directly/
3. Google｜Gemini App
4. https://gemini.google.com/
5. OpenAI｜Prompting best practices for ChatGPT（作為清楚描述修改目標與輸出要求的參考）
6. https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt