同一項採購需求，三家供應商的報價單卻長得完全不同：有人價格低但不含安裝，有人提供較長保固，也有人交期快卻要求預付全額。到底該選哪一家？
這時可以利用 ChatGPT 製作供應商比較表，將分散在 PDF、Excel、Email 中的報價資訊整理成統一格式，再依價格、交期、服務與付款條件進行評估。
你不需要會寫 Excel 公式，也不用把每份報價單重新輸入一次。只要提供資料與評估規則，就能請 ChatGPT 協助建立比較表。
不過，ChatGPT 適合協助整理與分析，不能代替採購人員確認報價有效性、供應商資格或最終採購決策。
以下用一個辦公室設備採購案例，示範完整做法。
ChatGPT 可以幫忙比較哪些供應商資料？
ChatGPT 能協助讀取文件、整理試算表及比較不同資料來源，適合用在需要彙整多家報價的情境。
常見用途包括：
| 採購情境 | ChatGPT 可以協助的工作 |
| 辦公設備採購 | 比較價格、規格、保固與交期 |
| 軟體訂閱服務 | 整理授權人數、年費、功能與續約條件 |
| 活動廠商評選 | 比較服務項目、報價範圍與付款方式 |
| 行銷合作採購 | 整理交付成果、修改次數與合作費用 |
| 企業外包服務 | 比較服務範圍、支援時間與合約條件 |
OpenAI 官方文件指出，ChatGPT 可以分析 Excel、CSV、PDF 等常見檔案，並依指定欄位製作表格或進行計算。
但如果報價資料包含掃描圖片、複雜表格或模糊文字，AI 可能讀錯內容，因此仍需要人工核對。
ChatGPT 供應商比較表怎麼做？5 步驟教學
以下假設一間公司要採購 10 台辦公室筆記型電腦，已取得三家供應商報價，希望兼顧成本、交期與後續維修服務。
步驟一：整理供應商報價資料
先把各家報價單集中到同一個資料夾，確認文件內容是否完整。
建議至少準備：
- 供應商名稱與報價日期
- 商品規格及採購數量
- 單價、總價與稅金
- 交貨時間與運費
- 保固期限與維修條件
- 付款方式及報價有效期限
如果各家供應商提供的規格不同，必須先釐清是否真的能互相比較。
例如，一家提供 16GB 記憶體，另一家只有 8GB，即使後者價格較低，也不代表採購成本比較划算。
在上傳文件前，記得移除不必要的個人資料、銀行帳號與其他機密資訊，並遵守公司的資料使用規範。
步驟二：上傳文件，請 ChatGPT 整理成統一表格
進入 ChatGPT，在支援檔案上傳的對話中加入各家報價單。
可以使用以下提示詞：
提示詞範本：供應商報價資料整理
你是一位企業採購助理。
請根據我上傳的供應商報價文件，整理一份統一格式的比較表。
比較欄位包含：
- 供應商名稱
- 商品名稱與規格
- 採購數量
- 未稅總價
- 含稅總價
- 運費與其他費用
- 預計交期
- 保固期限
- 付款條件
- 報價有效期限
請遵守以下規則：
- 只能使用文件中明確記載的資料。
- 找不到的資訊標示「未提供」。
- 不要自行推測價格、規格或保固內容。
- 每項重要資訊請註明來源文件與對應位置。
- 若不同文件有相互矛盾的資訊，請另外列出待確認問題。
最後請輸出一份 Markdown 比較表。
取得結果後，先確認總價、數量及稅金是否正確。若來源是試算表，也可以請 ChatGPT 列出計算過程，方便逐項查核。
步驟三：建立公平的供應商評分標準
供應商比較不能只看最低價，還需要考慮採購目的。
例如，公司這次採購的設備必須在兩週內到貨，如果某家供應商需要一個月才能交貨，即使價格便宜，也可能不符合需求。
建議先設定「必要條件」，再對符合條件的供應商評分。
以下是示範用的評估權重：
| 評估項目 | 權重 | 評估重點 |
| 採購總成本 | 40% | 含稅價格、運費與必要附加費用 |
| 交貨時間 | 25% | 是否符合公司使用期限 |
| 保固與維修 | 20% | 保固年限、維修方式及服務限制 |
| 付款條件 | 15% | 付款時間、訂金比例與資金安排 |
| 合計 | 100% |
權重應由採購需求決定，不是每家公司都適用同一組比例。
你可以繼續詢問 ChatGPT：
請根據這次採購需求，協助建立供應商評分規則。
採購目標：10 台規格符合公司需求的筆記型電腦。
必要條件：
- 符合指定硬體規格。
- 14 天內交貨。
- 至少提供一年保固。
請先篩選必要條件，再針對符合條件的供應商進行加權評分。
每項採 1～5 分，請明確說明評分依據，不得自行補入未提供的資料。
如果資料不足以評分，請標示「待確認」，不要直接給分。
這樣可以避免 AI 為了產生完整排名，而替沒有提供保固資訊的供應商自行設定分數。
步驟四：計算加權分數，產生比較結果
完成評分標準後，就可以請 ChatGPT 計算各家供應商的加權總分。
假設三家供應商都已符合必要條件，並且取得以下評分：
| 評估項目 | 權重 | A 廠商 | B 廠商 | C 廠商 |
| 採購總成本 | 40% | 5 | 4 | 3 |
| 交貨時間 | 25% | 3 | 5 | 4 |
| 保固與維修 | 20% | 3 | 4 | 5 |
| 付款條件 | 15% | 4 | 4 | 5 |
| 加權總分 | 100% | 3.95 | 4.25 | 3.95 |
以上為教學用假設數據，並非真實供應商評選結果。
加權計算方式為：
加權總分＝各項評分 × 對應權重，再將結果加總。
以 B 廠商為例：
4 × 40% ＋ 5 × 25% ＋ 4 × 20% ＋ 4 × 15% ＝ 4.25 分
從示範結果來看，B 廠商取得最高分，主要優勢是交期較短，而且保固與付款條件也符合需求。
但這不代表 B 廠商一定是最終採購對象。還需要確認供應商資格、實際庫存、報價有效性，以及合約條件。
步驟五：請 ChatGPT 撰寫採購建議報告
有了比較表和評分結果，下一步就是將資料整理成主管能快速理解的決策摘要。
提示詞範本：供應商評選建議報告
請根據已確認的供應商比較表與評分結果，撰寫一份供主管審閱的採購建議報告。
報告請包含：
- 本次採購目的與需求
- 各家供應商的主要差異
- 評估條件與權重說明
- 最高分供應商的優勢與限制
- 採購前仍需要確認的事項
- 建議下一步行動
請將客觀事實、分析判斷與待確認事項分開呈現。
不要自行宣稱任何供應商的產品品質、商譽或服務能力優於其他廠商，除非有明確佐證。
報告長度約 500 字，使用台灣繁體中文，語氣專業且容易閱讀。
完成後，可以將內容複製到公司既有採購報告格式，也可以依需要請 ChatGPT 協助整理成試算表或文件。
供應商比較時，最容易忽略哪三件事？
只比較報價單上的總金額
有些報價不包含安裝、運送、教育訓練或後續維護費用。
例如，一套軟體的第一年訂閱費較低，但第二年續約費較高，或需要額外支付系統導入費。
這時應改比較相同使用期間內的總成本，而不是只看第一年的報價。
不同規格直接拿來評分
如果供應商提供的商品或服務範圍不同，價格比較就可能失去意義。
建議先建立統一規格清單，區分「必要條件」與「加分條件」。未符合必要條件的廠商，應先進入待確認或不符合需求的分類，不宜單純透過加權分數彌補。
讓 AI 自行判斷供應商可靠度
ChatGPT 可能根據公司名稱或有限資料產生看似合理的評價，但不代表這些評價已經查證。
涉及供應商信用、履約紀錄、售後服務或法規資格時，應由採購人員取得正式資料並核實。
AI 產生的排名，只能反映已提供資料及指定規則下的比較結果。
如何讓 ChatGPT 供應商比較表更容易重複使用？
如果公司每個月都需要採購，可以把前面的操作整理成固定模板。
建議建立三份文件：
- 報價資料表： 統一記錄價格、規格、交期、保固與付款條件。
- 評分規則表： 定義各項權重、計分標準及必要條件。
- 採購決策表： 記錄評估結果、核准人員、決策原因及最終選擇。
每次採購只要更新報價資料與本次需求，就能沿用相同的分析流程。
如果想進一步建立固定作業方法，也可以參考海豚 AI 學院的 ChatGPT SOP 撰寫教學，把供應商評估整理成可交接的工作流程。
常見問題 FAQ
ChatGPT 可以直接讀取 PDF 報價單嗎？
可以。ChatGPT 支援常見文件與 PDF 上傳，但實際使用限制會依方案、模型與工作區設定而異。掃描檔或複雜表格也可能發生辨識錯誤，重要數字仍應人工確認。
ChatGPT 可以比較超過三家供應商嗎？
可以。只要資料量在帳號及工具支援範圍內，就能整理多家供應商。但資料越多，越需要統一欄位、檢查缺漏，並確認評分公式一致。
ChatGPT 可以自動找出最便宜的廠商嗎？
可以依提供的資料比較價格，但應先確認比較的是含稅總價、未稅價格，還是包含運費與附加費用的總成本。若報價幣別不同，也必須先確認換算基準。
公司採購資料上傳 ChatGPT 安全嗎？
需要依資料敏感程度、公司政策及使用方案判斷。
OpenAI 說明，個人工作區可以透過資料控制設定管理內容是否用於模型訓練；Business、Enterprise 等商務服務的資料預設不會用來訓練模型。
但即使關閉模型訓練，仍應遵守公司對機密文件、供應商合約與資料存取的規範。
用 ChatGPT 做供應商比較，從小型採購開始最實用
第一次使用 ChatGPT 比較供應商，建議先選擇三家報價、規格相近且風險較低的採購案件。
先確認 AI 是否能正確擷取報價、整理差異與計算分數，再逐步建立公司的採購評估模板。
最重要的是讓每一項評分都能回到原始資料，讓主管知道為什麼推薦某家供應商。
如果你希望學會更多 AI 資料整理、分析與辦公應用，可以參考海豚 AI 學院的 AI 辦公相關課程，也能先從 免費試看 熟悉 AI 工具的實際操作。
資料來源
- OpenAI｜Data analysis with ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/8437071-data-analysis-with-chatgpt
- OpenAI｜Uploading files and audio to ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/8555545-uploading-files-and-audio-to-chatgpt
- OpenAI｜Data controls in ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-in-chatgpt
