每次有新人報到、同事請假或工作需要交接，都要重新解釋一遍操作方法嗎？如果公司的工作流程只存在資深員工腦中，很容易發生漏步驟、做法不一致，甚至找不到負責人的問題。
這時可以利用 ChatGPT SOP 撰寫，把原本零散的工作筆記、操作說明或文件，整理成新人也能照著執行的標準作業流程。
你不需要懂程式，也不必一次寫出完整文件。只要先提供實際做法，再讓 ChatGPT 協助整理步驟、補上需要確認的問題，最後由熟悉工作的同事驗證，就能建立第一版 SOP。
但要注意：ChatGPT 可以協助整理流程，不能代替公司決定尚未確認的作業規則。 以下用一個實際工作情境，示範從零開始製作 SOP 的方法。
SOP 是什麼？為什麼可以用 ChatGPT 撰寫？
SOP 是 Standard Operating Procedure 的縮寫，中文稱為「標準作業流程」。
簡單來說，就是把一項工作寫成明確的操作說明，讓不同的人在相同情況下，都知道應該做什麼、如何確認完成，以及遇到問題時找誰處理。
例如，公司每週都要整理客服未結案清單。
如果沒有 SOP，新同事可能需要反覆詢問：
- 要從哪個系統下載資料？
- 哪些案件需要列入清單？
- 資料有問題時要找誰？
- 整理完成後要交給哪位主管？
- 什麼情況需要立即通報？
一份實用的 SOP，應該能回答這些問題。
ChatGPT 適合協助的工作包括整理零散筆記、改寫難懂的操作說明、建立步驟表格、找出資訊缺口，以及產生新人訓練用的檢查問題。
根據 OpenAI 的官方文件，ChatGPT 可以處理上傳的文件，執行摘要、比較與內容重整等任務。不過，能夠整理文字，不代表它能自行確認公司規定是否正確。
開始寫 SOP 前，要先準備哪些資料？
不需要準備厚厚一本作業手冊。第一次使用 ChatGPT 製作 SOP，可以先挑選一項每天或每週會重複的工作。
例如：
「每週一整理客服未結案清單，交給客服主管追蹤。」
接著準備五項基本資訊。
| 準備項目 | 可以提供的內容 |
| 工作目的 | 讓主管掌握尚未處理完成的客服案件 |
| 執行時間 | 每週一上午 |
| 實際操作 | 匯出資料、篩選案件、核對狀態、整理清單 |
| 使用工具 | 客服系統、Excel、公司共用資料夾 |
| 完成標準 | 清單已核對，並交給指定主管 |
這裡使用的是假設情境，並非海豚 AI 學院的實際內部流程。
如果原本有 Word 文件、PDF 或文字筆記，可以在公司政策允許的前提下上傳 ChatGPT，請它根據現有內容整理。
如果只有口頭經驗，也可以先把工作步驟用自己的話打出來。
關鍵是讓 AI 有真實資料可以依據，減少它自行猜測的機會。
ChatGPT SOP 撰寫教學：5 個步驟完成第一版
步驟 1：先告訴 ChatGPT 要整理哪一項工作
開啟 ChatGPT，建立新對話，先清楚說明工作目的、使用對象與需要的成果。
可直接複製的提示詞：
「你是一位企業流程文件編輯。我想為公司建立一份 SOP，工作內容是『每週整理客服未結案清單』。使用對象是剛入職、尚未熟悉客服系統的同事。
請先不要撰寫完整 SOP，而是詢問我需要提供哪些資訊。問題請聚焦在執行時間、操作步驟、負責人、完成標準與異常處理，每次最多提出 5 個問題。」
這個做法特別適合還沒整理好資料的人。
讓 ChatGPT 先問問題，可以幫助你發現平常習以為常、卻沒有寫清楚的細節。
步驟 2：提供真實流程，要求 AI 不要自行補規定
接著把目前的工作方式提供給 ChatGPT。
例如：
「目前每週一由客服助理登入客服系統，匯出案件資料，篩選狀態為『未結案』的案件，核對負責人與最後更新時間，再將清單放進共用資料夾，通知客服主管。」
這時不要急著叫 AI 產生正式文件。
先要求它整理已知資訊和缺少的資訊。
第二段提示詞：
「請根據我提供的內容，區分『已確認的操作步驟』與『需要人工確認的資訊』。
不得自行推測系統按鈕名稱、案件處理期限、公司核准規則或權限設定。如果資料不足，請標示『待確認』，並提出具體問題。」
例如，ChatGPT 可能會提醒你：
- 是否所有未結案案件都要列入？
- 共用資料夾的正確存放位置是什麼？
- 發現案件缺少負責人時如何處理？
這些問題比一份看起來完整、實際卻有錯的 SOP 更有價值。
步驟 3：將流程整理成新人看得懂的 SOP
確認基本資訊後，就可以請 ChatGPT 產生正式版本。
建議使用固定結構，包括文件目的、適用人員、執行時機、操作步驟、完成標準與異常處理。
第三段提示詞：
「請把目前已確認的資訊整理成 SOP 文件。使用台灣繁體中文，假設讀者是第一天接手這項工作的新人。
每個操作步驟都要寫清楚：誰執行、做什麼、需要檢查什麼、完成後應該留下什麼結果。
請使用簡單、具體的語言，避免『適當處理』『視情況調整』等不明確說法。尚未確認的內容保留待確認標記。」
以客服清單為例，SOP 中的操作步驟可以整理成這種格式：
| 步驟 | 操作內容 | 完成檢查 |
| 1 | 登入指定客服系統 | 確認可查看案件列表 |
| 2 | 匯出指定期間的案件資料 | 確認檔案成功取得 |
| 3 | 篩選未結案案件 | 核對篩選條件 |
| 4 | 檢查案件負責人與更新時間 | 將缺漏資料標記待確認 |
| 5 | 儲存清單並通知主管 | 確認檔案位置與通知結果 |
注意，這只是示範結構。正式使用時，仍要填入公司實際系統名稱、篩選規則與權限規定。
一份好的 SOP 不只寫「做什麼」，還應該讓執行者知道「怎樣才算完成」。
步驟 4：補上異常情況與處理方式
很多 SOP 看起來很完整，實際執行卻容易卡住，原因是只寫了正常流程，沒有說明遇到問題該怎麼辦。
例如：
系統無法登入、匯出的 Excel 缺少欄位、案件沒有負責人，或主管當天不在公司。
這些情況不一定每天發生，但一旦發生，新人就可能不知道該如何繼續。
可以請 ChatGPT 協助建立異常處理清單：
「請根據這份 SOP，找出可能導致工作中斷、資料錯誤或無法交付的情況。請用表格整理『異常情況、需要確認的問題、建議處理方向、應由誰決定』。不得把建議處理方向直接寫成公司既定規定。」
接著由主管或流程負責人確認，哪些情況可以自行處理，哪些需要通報。
尤其涉及退款、付款、客戶個資或系統權限時，不能直接採用 AI 推測的處理方式。
步驟 5：請真人照著 SOP 執行一次
這是完成 SOP 前最重要、也最容易被忽略的一步。
請一位不熟悉這項工作的同事，按照文件實際操作，不要在旁邊額外提供口頭提示。
觀察他在哪些地方需要停下來詢問，例如：
「第二步寫下載報表，但沒有說要選哪個日期範圍。」
這就代表 SOP 還有資訊缺口。
測試時，可以記錄三件事：卡住的步驟、需要補充的資訊，以及原本寫錯或不適用的內容。
再把這些意見交給 ChatGPT，協助修改文字。
正式發布前，建議在 SOP 文件上加上版本、更新日期與負責人，避免不同同事使用不同版本。
一份可以直接套用的 SOP 文件範本
如果不知道 SOP 最後應該長什麼樣子，可以使用以下架構：
文件名稱： 每週客服未結案清單整理 SOP
文件版本： V1.0
適用對象： 客服助理
工作目的： 整理待追蹤案件，供客服主管確認處理進度。
執行時機： 每週一上午。
準備事項： 客服系統存取權限、報表範本、經核准的共用資料夾位置。
標準操作流程：
- 登入指定系統。
- 依核准條件匯出案件清單。
- 篩選指定案件狀態。
- 檢查資料完整性。
- 將結果儲存至指定位置。
- 通知負責主管。
異常處理： 依公司已核准的異常處理規則辦理；尚未訂定的情況須由流程負責人確認。
完成標準： 資料已核對、檔案已儲存，且主管收到通知。
文件負責人： 待指定。
下次檢查時機： 流程、系統或負責人異動時。
實際 SOP 可以依工作複雜度增加操作截圖、使用範例或檢查清單，不必為了格式完整而加入沒有必要的章節。
使用 ChatGPT 製作 SOP，最容易犯的 3 個錯誤
1. 只給工作名稱，就要求產出完整 SOP
如果只輸入「幫我寫客服 SOP」，ChatGPT 可能會產生看似專業、卻與公司真實操作不同的內容。
解決方式是提供工作背景、實際步驟與現有規定，並要求 AI 清楚標示不確定的地方。
如果想進一步了解如何下指令，可以參考海豚 AI 學院的 ChatGPT 提示詞教學。
2. 把公司內部敏感資料直接上傳
內部 SOP 有時會包含客戶資料、帳號、系統權限或未公開的公司資訊。
使用 ChatGPT 前，應先確認公司的 AI 使用規範，移除不必要的個人資料、密碼與機密資訊。
OpenAI 提供 Data controls（資料控管）設定，個人帳號可管理對話是否用於改善模型；但關閉模型訓練，不代表所有公司內部資料都可以任意上傳。
更完整的判斷方式，可以參考 ChatGPT 資料隱私與公司資料安全教學。
3. 把 AI 產出的第一版直接當正式文件
AI 可能把原本沒有的步驟補進去，也可能忽略公司特有的例外規則。
因此，SOP 必須經過實際操作驗證，並由有權確認流程的人員審核。
如果文件含有操作截圖，還應人工核對畫面與按鈕位置。ChatGPT 對文件內嵌圖片的讀取能力會因方案及檔案類型而異，不能假設所有畫面細節都已正確辨識。
常見問題 FAQ
ChatGPT 免費版可以製作 SOP 嗎？
可以。一般文字型 SOP 可以直接透過對話整理，不一定需要付費功能。
OpenAI 也提供免費方案的文件上傳能力，但會受到檔案數量、大小與使用額度等限制。如果只是第一次練習，先貼上去識別化的工作步驟即可。
沒有現成文件，也可以用 ChatGPT 寫 SOP 嗎？
可以。
你可以先用口語描述工作方式，再讓 ChatGPT 逐步詢問需要確認的事項。
但如果連公司內部都還沒決定如何執行，應先由負責人確認流程，避免 AI 把建議做法誤寫成正式規定。
SOP 和 AI 工作流程有什麼不同？
SOP 是一份讓人知道如何執行工作的標準說明；AI 工作流程則是安排 AI、系統與人工檢查，讓某些工作能依固定程序重複進行。
例如，先寫出客服報表整理 SOP，再評估哪些步驟適合交給 AI 協助。
想進一步將重複工作自動化，可以閱讀 AI 工作流程建立教學。
下一步：先從一項最常重複的工作開始
第一次使用 ChatGPT 撰寫 SOP，不建議直接整理整間公司的所有流程。
選一項規則明確、執行頻率高，而且有人可以確認正確性的工作，例如每週報表整理、新人報到準備或例行資料核對。
先把它整理成第一版 SOP，請同事實際使用，再根據問題修改。當這份文件真正能幫助下一位接手者獨立完成工作，就代表它開始發揮價值。
如果想進一步學習如何把 AI 放進日常工作，也可以前往 海豚 AI 學院免費試看，探索適合自己的 AI 學習內容。
資料來源
- OpenAI｜Uploading files and audio to ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/8555545-uploading-files-and-audio-to-chatgpt
- OpenAI｜Prompt engineering best practices for ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt
- OpenAI｜Data controls in ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-in-chatgpt
