專案進行到一半，最怕的就是不知道誰的工作還沒完成、哪些任務已經延誤，以及下週應該優先處理什麼。
其實，你可以利用 ChatGPT 製作專案進度追蹤表，把零散的工作項目、負責人、截止日期和完成狀態整理成清楚的表格，再進一步分析延誤原因、列出需要追蹤的問題，甚至協助產出每週專案進度報告。
不需要先學會複雜的專案管理軟體。只要有基本工作資料，就能開始使用。
不過要先知道一個重要觀念：ChatGPT 可以協助整理、分析與更新進度資料，但不會自動知道團隊的真實工作狀態。 如果沒有提供最新資料，AI 產出的進度可能不正確。
這篇文章會用一個行銷專案作為操作示範，帶你從建立追蹤表到完成每週進度報告。
ChatGPT 可以幫忙追蹤哪些專案進度？
專案進度追蹤的核心，是讓團隊隨時知道三件事：
- 哪些任務已經完成？
- 哪些任務正在進行或出現延誤？
- 接下來應該由誰處理什麼工作？
ChatGPT 適合協助整理這些資訊，尤其當資料原本分散在 Excel、會議紀錄或工作訊息中時，可以先把內容統一成固定格式。
常見應用包括：
| 工作情境 | ChatGPT 可以協助的任務 |
| 行銷活動 | 整理素材、廣告、文案與上線進度 |
| 網站建置 | 追蹤設計、開發、測試與驗收 |
| 產品開發 | 整理功能需求、待解決問題與里程碑 |
| 公司內部專案 | 彙整各部門工作進度與待辦事項 |
| 活動籌備 | 追蹤場地、講者、報名與宣傳工作 |
例如，一間中小企業正在籌備新品上市，主管可以將工作清單交給 ChatGPT，要求它整理出尚未完成的任務，並提醒哪些工作可能影響上市日期。
這不代表 AI 已經幫你管理整個專案，而是先協助建立容易閱讀、方便更新的管理資料。
如何用 ChatGPT 建立專案進度追蹤表？5 步驟教學
以下以「新品上市行銷專案」為例，假設團隊共有 4 人，需要在月底前完成上市準備。
步驟 1：整理專案的基本資料
開啟 ChatGPT，先準備專案名稱、工作項目、負責人與截止日期。
例如：
| 工作項目 | 負責人 | 截止日期 | 目前狀態 |
| 商品介紹文案 | 小美 | 10/23 | 已完成 |
| 商品形象設計 | 阿傑 | 10/24 | 進行中 |
| 官網商品頁 | 小華 | 10/26 | 尚未開始 |
| 廣告素材製作 | 阿傑 | 10/27 | 進行中 |
| 上市公告排程 | 小林 | 10/29 | 尚未開始 |
以上為虛構示範資料，日期不代表實際專案時程。
如果原本就有 Excel 工作清單，可以直接上傳 XLSX 或 CSV 檔案。
根據 OpenAI 官方文件，ChatGPT 支援分析試算表、整理資料及製作表格，但實際功能會受到帳號方案與使用額度影響。
建議使用明確的欄位名稱，避免將所有資訊塞進單一儲存格，讓 AI 更容易辨識各項任務。
步驟 2：請 ChatGPT 建立標準進度追蹤表
資料準備好後，可以直接輸入以下提示詞：
請擔任專案管理助理，根據我提供的工作清單，建立一份專案進度追蹤表。
表格請包含：任務名稱、負責人、開始日期、截止日期、目前狀態、完成百分比、是否延誤、下一步行動。
如果原始資料沒有提供開始日期或完成百分比，請標示「待確認」，不要自行編造。
請使用台灣繁體中文，並以方便複製到 Excel 的格式呈現。
這段指令有一個特別重要的要求：沒有資料就標示待確認。
因為專案管理最怕看起來很完整，實際上卻包含 AI 自行猜測的進度。
例如，任務標示「進行中」，不代表已經完成 50%。如果沒有實際百分比，就應該保留空白或等待負責人回報。
完成表格後，可以視使用環境將結果複製或匯出，再交由團隊確認。
步驟 3：找出已延誤或可能延誤的工作
完成追蹤表後，下一個問題是：哪些任務需要優先處理？
假設專案檢查日是 10 月 25 日，而商品形象設計原訂 10 月 24 日完成，目前卻仍顯示「進行中」。
這項任務就可能已經延誤。
你可以輸入：
請以 2026 年 10 月 25 日為進度檢查日，分析這份專案追蹤表。
找出已超過截止日期但尚未完成的任務，以及即將到期但仍未完成的任務。
請分成「已延誤」「即將到期」「正常進行」三類。
每項任務請說明判斷依據。
如果資料不足以判斷，請標示「需要確認」，不要自行假設。
ChatGPT 可以根據截止日期與狀態進行分類。
但要區分兩種狀況：
已延誤：有明確截止日期，且截至檢查日仍未完成。
可能延誤：雖然尚未超過截止日期，但因為進度、依賴關係或資源問題，存在延期風險。
第二種情況需要更多資訊才能合理判斷。
例如，廣告素材必須等商品形象設計完成後才能開始製作。如果設計延誤，就可能連帶影響廣告排程。
但如果工作清單沒有記錄這種先後關係，ChatGPT 就不一定能發現問題。
因此，建議在重要專案中增加「前置任務」欄位，記錄哪些工作必須等待其他任務完成。
步驟 4：請 ChatGPT 建議優先處理順序
找到問題後，不一定要按照截止日期依序處理。
有些任務即使比較晚到期，卻可能影響整個專案。
例如：
商品頁上線需要商品圖片；廣告上線又需要商品頁網址。如果圖片製作延誤，兩項後續工作都可能受到影響。
這時可以使用以下提示詞：
請根據這份專案進度表，建議接下來應優先處理的工作。
評估時請考慮截止日期、任務之間的依賴關係，以及延誤可能造成的影響。
請列出最需要關注的 5 項任務，說明建議優先順序與原因。
不要自行更改負責人或截止日期。如果需要調整，請列為建議並等待主管確認。
這樣可以把 AI 的角色限制在「分析與建議」，避免它把尚未核准的調整當成正式決定。
主管或專案負責人仍然需要確認資源分配與執行順序。
步驟 5：自動整理每週專案進度報告
每週整理專案週報，往往需要重新翻閱工作清單、確認完成事項，再把資訊寫成主管看得懂的摘要。
如果已經有更新後的追蹤表，ChatGPT 就能協助產出初稿。
可以輸入：
請根據這份最新專案追蹤表，撰寫一份給主管閱讀的專案週報。
請包含：
- 本週整體進度摘要
- 本週完成的重要任務
- 尚未完成及已延誤事項
- 需要主管協助決策的問題
- 下週優先處理的工作
請控制在 500 字以內，語氣專業、簡潔。
只能使用表格中有紀錄的資訊；不確定的內容請標示「待確認」。
產出的週報可以作為 Email、會議文件或團隊群組通知的草稿。
不過，寄送之前應由負責人確認工作狀態、時間與決策事項，避免讓不正確的資料被當成正式進度。
如何讓 ChatGPT 持續協助同一個專案？
如果每週都建立一個新對話，可能需要重複提供專案背景。
這時可以考慮使用 ChatGPT 的 Projects（專案） 功能。
Projects 可以把相關聊天、檔案和專案指示集中在同一個工作空間，適合需要反覆使用背景資料的任務。
基本操作方式如下：
- 在 ChatGPT 側邊欄建立新專案。
- 將專案命名，例如「新品上市進度管理」。
- 加入工作清單、專案計畫等相關文件。
- 在專案指示中說明追蹤原則。
- 每週提供最新資料，要求 ChatGPT 更新分析與週報。
例如，可以設定以下專案指示：
你是本專案的進度管理助理。分析時只依據目前提供的專案文件與最新進度資料。若資料衝突，請指出差異並要求確認。不得自行宣稱任務已完成，也不得擅自修改負責人與截止日期。
要注意，將資料放進 Projects，不等於已經建立與 Excel 或其他專案管理軟體之間的即時同步。
如果希望 ChatGPT 根據最新工作狀態分析，就必須提供更新後的檔案，或在支援的環境中使用已授權的資料連接功能。
ChatGPT 專案進度追蹤最常見的 3 個錯誤
1. 把 AI 建議的完成百分比當成真實進度
工作已經進行三天，不代表完成率就是 60%。
完成百分比應該由實際工作成果或負責人回報決定。如果沒有數據，寧可標示待確認。
2. 沒有更新資料，卻要求 AI 判斷最新進度
ChatGPT 可以分析提供給它的工作資料，但不會憑空知道同事今天是否已完成任務。
每次產出正式報告前，應確認資料版本與檢查日期。
3. 忽略機密資訊與個人資料
專案文件可能包含客戶資料、合約金額、員工資訊或尚未公開的商業計畫。
上傳之前應遵守公司政策，必要時先移除不需要的個人或機密資訊，並確認 ChatGPT 帳號與工作空間的資料管理設定。
常見問題 FAQ
ChatGPT 免費版可以製作專案進度表嗎？
可以使用文字對話整理任務與產生進度表。
免費版也支援部分檔案上傳功能，但有使用額度限制。如果超過額度，可以改用文字貼上少量工作資料，或等待額度恢復。
ChatGPT 可以直接修改 Excel 專案進度表嗎？
ChatGPT 支援試算表分析及部分編輯、產出功能，實際可用操作會依帳號與介面而不同。
如果要將變更寫回原始檔案，應先確認匯出結果或使用有授權的工具連接，不能假設聊天中的修改已經同步到電腦上的 Excel。
ChatGPT 能自動提醒專案快到期嗎？
ChatGPT 的部分任務排程與自動化功能可以用於定時提醒。
但如果需要根據專案表格的即時狀態判斷哪些任務延誤，還需要確保系統能取得最新資料。單純設定定時提醒，並不代表已完成自動進度追蹤。
ChatGPT 可以取代專案管理軟體嗎？
對個人或規模較小的專案，ChatGPT 可以協助建立表格、整理報告與分析問題。
但如果團隊需要多人即時更新、完整權限管理、通知紀錄或正式審核流程，仍可能需要搭配專案管理工具。
ChatGPT 更適合擔任進度整理與分析助手，而不是唯一的專案資料來源。
從一份工作清單開始，建立更容易追蹤的專案流程
第一次使用 ChatGPT 管理專案，不需要立刻建立複雜的管理系統。
可以先選一個正在進行的工作，把任務、負責人、截止日期與狀態整理成表格，再請 ChatGPT 幫忙找出延誤事項，產生一份簡單的週報。
等團隊習慣固定更新資料後，再逐步加入任務依賴關係、優先順序與風險分析。
如果專案正在規劃初期，建議搭配閱讀ChatGPT 工作分工表教學，先確認誰負責執行、誰負責決策，進度追蹤才更有意義。
想進一步練習 AI 如何整理 Excel、分析工作資料與建立工作流程，也可以前往海豚 AI 學院免費試看，從真實工作情境開始學習。
資料來源
- OpenAI｜Projects in ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/10169521-projects-in-chatgpt
- OpenAI｜Uploading files and audio to ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/8555545-uploading-files-and-audio-to-chatgpt
- OpenAI｜Extracting Insights with ChatGPT Data Analysis
- https://help.openai.com/en/articles/9213685-extracting-insights-with-chatgpt-data-analysis
- OpenAI｜ChatGPT capabilities overview
- https://help.openai.com/en/articles/9260256-chatgpt-capabilities-overview
- OpenAI｜Data Controls FAQ
- https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-faq
