跨部門專案最常遇到的問題，就是每個人都以為別人會處理。明明開會時已經分配工作，到了截止日期才發現沒有人負責確認成果，或同一件事有好幾位主管同時要求修改。
這時可以使用 ChatGPT 工作分工表，把零散的專案資訊整理成清楚的責任矩陣（RACI Matrix），讓團隊知道誰負責執行、誰有最終決定權，以及哪些人需要參與討論。
即使沒有專案管理經驗，也能透過本文的 5 個步驟與提示詞，建立一份適合實際工作的分工表。
ChatGPT 工作分工表是什麼？和一般待辦清單差在哪？
ChatGPT 工作分工表，是利用 AI 協助整理任務、團隊角色及責任關係的管理文件。
例如，公司準備推出新產品，需要行銷、業務、設計等部門合作。
一般待辦清單可能只寫：
- 製作產品介紹頁
- 設計廣告素材
- 準備上市活動
- 確認客戶通知內容
這樣雖然知道有哪些工作，卻無法看出由誰執行、誰需要審核，以及發生問題時應該找誰。
如果改成 RACI 責任矩陣，就能釐清每項任務的參與方式。
RACI 四種角色代表什麼？
RACI 是專案管理常用的責任分配方法，由四個英文角色組成。
| 代號 | 英文 | 白話說明 |
| R | Responsible | 實際執行工作的人 |
| A | Accountable | 對成果負最終責任、具有決定權的人 |
| C | Consulted | 執行或決策前需要徵詢意見的人 |
| I | Informed | 需要知道進度或結果的人 |
其中最容易混淆的是 R 與 A。
假設設計師負責製作產品廣告，行銷主管負責確認廣告能否發布。
設計師就是 R，行銷主管則是 A。
同一項工作可以有多位執行者，但通常建議只指定一位最終負責人，避免多頭決策。
ChatGPT 工作分工表怎麼做？5 步驟完成
以下用「中小企業新品上市專案」作為操作示範。
假設公司有四個角色：專案主管、行銷人員、設計師與業務人員。
步驟一：提供專案背景與工作目標
打開 ChatGPT，先說明專案要完成什麼、有哪些成員，以及預計執行的工作。
可以直接輸入：
請擔任專案管理助理，協助我建立工作分工表。
專案名稱：新品上市行銷計畫。
專案目標：完成產品介紹頁、廣告素材、社群宣傳與客戶通知。
團隊角色：專案主管、行銷人員、設計師、業務人員。
請先整理主要任務清單，不要自行假設成員的職權或核准權限。缺少的資訊請標示「待確認」。
這樣可以避免 ChatGPT 在缺少背景時，直接替公司決定誰應該負責。
步驟二：要求 ChatGPT 建立 RACI 責任矩陣
確認任務清單後，再要求 AI 將內容整理為表格。
提示詞範例：
請依照前面的新品上市計畫，製作一份 RACI 工作分工表。
表格欄位包含：工作任務、專案主管、行銷人員、設計師、業務人員。
使用 R、A、C、I 標示不同責任。
每項任務原則上只安排一位 A，並確保有實際執行者 R。
如果你不確定某項工作的權責，請標示待確認，不要自行認定公司既有的管理制度。
ChatGPT 可能產出類似以下的初步分工表。
| 工作任務 | 專案主管 | 行銷 | 設計 | 業務 |
