專案明明已經完成，客戶卻說「這不是我要的」？或是網站已經上線，才發現表單無法送出、手機版畫面跑版？
這些問題經常與專案驗收標準不夠明確有關。
你可以利用 ChatGPT 製作專案驗收清單，把原本模糊的需求整理成可以逐項檢查的條件，再建立驗收紀錄表，確認哪些項目通過、哪些需要修改。
即使沒有專案管理經驗，也能從簡單的工作清單開始。不過，ChatGPT 只能協助建立檢查架構、整理資料與分析結果，無法在沒有實際測試證據的情況下保證交付成果符合要求。
以下以「公司官網改版專案」為例，示範如何完成一份真正能使用的驗收清單。
專案驗收清單是什麼？為什麼需要？
專案驗收清單（Project Acceptance Checklist）是交付成果前使用的檢查表，用來確認工作是否符合事先約定的要求。
例如，公司委託廠商製作報名網站，原始需求只有：
「網站要有活動介紹、報名功能，手機也能正常使用。」
這段說明看似清楚，但實際驗收時可能產生不同理解。
「手機正常使用」是指畫面不跑版？按鈕可以點擊？還是表單也必須成功送出？
如果沒有明確標準，雙方就容易在交付階段產生爭議。
比較好的驗收項目應該是：
- 在指定的手機與瀏覽器測試環境下，頁面不出現水平捲動或內容遮擋。
- 使用測試資料填寫報名表單，可以成功送出。
- 必填欄位未填寫時，系統會顯示錯誤提示。
- 報名成功後，使用者會看到確認訊息。
這些條件都有明確的檢查方式，也比較容易判斷是否合格。
如何用 ChatGPT 製作專案驗收清單？5 步驟教學
步驟 1：整理專案需求與交付項目
開始前，先準備專案實際承諾交付的內容。
以官網改版為例，可以整理成：
| 交付項目 | 原始需求 |
| 首頁 | 顯示品牌介紹與主要服務 |
| 產品頁 | 展示產品資訊 |
| 聯絡表單 | 讓客戶填寫並送出詢問 |
| 手機版 | 主要頁面可正常瀏覽 |
| 網站管理 | 管理人員可以修改指定內容 |
這些內容可以從合約、需求確認書、企劃文件或客戶核准的規格中取得。
如果資料已經整理在 Word、PDF 或 Excel 中，也可以依帳號可用功能將檔案上傳 ChatGPT。
OpenAI 官方說明，ChatGPT 可分析 PDF、試算表與文字等類型的檔案，但支援程度會受到方案、模型與帳號功能影響。
重要的是先提供真實需求，不要直接讓 AI 憑空設計驗收標準。
步驟 2：請 ChatGPT 將需求轉成可檢查的條件
接著將需求資料提供給 ChatGPT，輸入：
請擔任專案驗收規劃助理。
根據我提供的官網改版需求，整理一份專案驗收清單。
每個項目都需要包含：
- 驗收項目
- 對應原始需求
- 明確的通過條件
- 實際檢查方法
- 預期結果
請區分「原始需求已明確規定」與「AI 建議補充」的項目。
如果原始資料沒有說明具體標準，請標示「待確認」，不要自行視為客戶已同意的規格。
使用繁體中文表格輸出。
這段提示詞最重要的地方，是要求 ChatGPT 區分正式規格與額外建議。
例如，原本只有「網站支援手機版」，ChatGPT 可能額外建議支援特定舊版瀏覽器。
這可以成為討論項目，但不能直接當作原本合約要求。
步驟 3：建立可實際使用的驗收紀錄表
有了驗收標準後，下一步是建立紀錄表，讓專案人員能逐項填寫結果。
以下是簡化示範：
| 驗收項目 | 通過標準 | 驗收結果 | 備註 |
| 首頁內容 | 與核定文案一致 | 未測試 | 待比對 |
| 產品頁 | 指定產品資訊完整 | 通過 | 已核對 |
| 聯絡表單 | 測試資料成功送出 | 未通過 | 送出後無回應 |
| 手機版 | 指定測試環境無版面異常 | 未測試 | 待測試 |
| 後台管理 | 可修改指定欄位 | 通過 | 已確認 |
以上為虛構操作範例，並非海豚 AI 學院的實測結果。
實際使用時，建議再加入負責人、測試日期、測試環境、證據連結及複驗狀態。
可以接著輸入：
請根據剛才確認的驗收清單，建立可以貼到 Excel 的驗收紀錄表。
加入驗收編號、項目、通過標準、實際結果、負責人、驗收日期、證據與備註欄位。
驗收結果只允許使用「未測試、通過、未通過、不適用」四種狀態。
所有尚未提供測試證據的項目，一律標示「未測試」，不可自動判定通過。
這樣可以避免 AI 把沒有檢查過的工作誤認為已完成。
步驟 4：整理驗收缺失與修改優先順序
假設測試時發現以下三個問題：
- 聯絡表單無法送出。
- 手機版有一張圖片超出畫面。
- 頁尾文字有錯字。
這三個問題都需要處理，但影響程度不同。
你可以請 ChatGPT 協助製作缺失追蹤表：
以下是專案驗收發現的問題，請整理成缺失追蹤表。
每項問題包含：缺失編號、問題描述、影響範圍、建議優先順序、負責人、修正期限、處理狀態與複驗結果。
請根據使用者能否完成主要任務，提出優先處理建議。
沒有提供的負責人與期限請填「待確認」，不要自行編造。
例如，對以收集客戶詢問為主要目的的網站而言，聯絡表單無法送出通常比頁尾錯字更急迫。
不過，真正的處理優先順序仍應考慮合約、上線日期、影響範圍與團隊資源。
AI 可以協助排序，但正式決策應由專案負責人確認。
步驟 5：產出驗收報告與待改善事項
全部檢查完成後，可以將實際驗收結果交給 ChatGPT，請它協助整理驗收摘要。
提示詞如下：
請根據這份已填寫的專案驗收紀錄表，製作一份驗收報告。
報告需要包含：
- 已驗收項目總數
- 通過、未通過、未測試與不適用的項目數量
- 尚未解決的主要問題
- 需要重新驗收的項目
- 需要客戶或主管決定的事項
請依據表格中的實際狀態計算，不要推測缺漏資料。
若仍存在未通過或未測試項目，請明確說明，不要自行宣告整個專案驗收完成。
ChatGPT 可以協助整理報告，但正式的驗收結論仍須依照雙方約定的程序確認。
有些專案要求所有項目通過才能結案，有些則允許保留非關鍵缺失並約定改善期限。不能只憑驗收通過比例，就認定專案可以正式交付。
ChatGPT 專案驗收清單和進度追蹤表有什麼不同？
兩者都能用來管理專案，但回答的問題不同。
| 比較項目 | 專案驗收清單 | 專案進度追蹤表 |
| 核心問題 | 成果是否符合要求？ | 工作是否按計畫完成？ |
| 主要內容 | 驗收標準、測試結果、缺失 | 任務、負責人、截止日期、進度 |
| 使用時機 | 階段交付或正式結案前 | 專案執行期間 |
| 最重要的依據 | 約定需求與測試證據 | 實際工作狀態與時間安排 |
例如，設計師已經完成首頁，進度表可能顯示「100%」。
但如果首頁內容與核准的設計稿不同，驗收結果仍然可能是「未通過」。
因此，完成工作不代表通過驗收。
若你的需求是追蹤工作是否延期、整理主管週報，可以另外參考海豚 AI 學院的 ChatGPT 專案進度追蹤教學。
用 ChatGPT 驗收專案，必須注意哪些問題？
AI 建議的標準不等於合約要求
ChatGPT 可能提出合理的品質要求，例如網站需要更多安全測試、表單加入防垃圾訊息機制。
但只要不在原始需求中，就必須先由相關人員確認是否納入正式驗收範圍。
否則容易讓驗收清單不斷增加，造成額外成本與交付爭議。
不能沒有測試證據就判定通過
即使 ChatGPT 將驗收條件寫得很完整，也無法代替真實操作測試。
例如，網站是否可以正常付款，需要實際在適當的測試環境中驗證，並保留必要紀錄。
涉及資安、付款、法規或其他高風險項目時，還需要具備相關專業能力的人員進行審查。
上傳資料前要先確認資訊安全
專案需求書可能包含客戶資料、系統帳號、內部網址及商業機密。
使用 ChatGPT 前，應確認公司的 AI 使用政策及資料處理規定，並移除不必要的個人資料與敏感內容。
不要因為只是要做驗收清單，就把完整客戶資料庫或系統密碼一起上傳。
常見問題 FAQ
ChatGPT 可以直接判斷專案是否驗收通過嗎？
可以根據提供的驗收標準與測試結果，協助整理哪些項目符合條件。
但如果缺少測試證據，ChatGPT 不應自行判定通過。正式驗收仍需要相關負責人確認。
ChatGPT 可以把 Excel 變成驗收報告嗎？
可以。OpenAI 官方支援 ChatGPT 讀取與分析 Excel、CSV 等試算表資料，協助建立摘要、表格與統計結果。
建議使用明確欄位名稱，並且每列記錄一個驗收項目。報告產生後，仍要核對統計數量與原始資料是否一致。
沒有專案管理經驗，也能使用嗎？
可以從少量驗收項目開始。
例如，先針對一個網站表單、五個簡報頁面，或一份交付文件建立清單。重點是把每個要求寫成能夠實際檢查的條件。
專案驗收清單一定要用專案管理軟體嗎？
不一定。
小型專案可以直接使用 Excel 或 Google 試算表，記錄驗收項目、結果及修正狀態。
當專案涉及多人協作、大量缺失或反覆複驗時，再評估是否需要專門的專案管理工具。
讓專案驗收有標準，也讓交付更有依據
第一次使用 ChatGPT 建立驗收清單，可以先挑選一個即將交付的小型專案，從 5～10 個重要項目開始。
請 AI 根據正式需求整理通過條件，再由負責人逐項測試、記錄結果，最後整理缺失與驗收報告。
最重要的原則是：AI 協助整理標準，人員負責實際驗證，交付結果必須有證據支持。
如果想進一步學習如何利用 ChatGPT 處理工作文件、分析 Excel 與建立管理表格，可以到 海豚 AI 學院免費試看專區，選擇適合自己的 AI 辦公應用課程。
資料來源
- OpenAI｜Data analysis with ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/8437071-data-analysis-with-chatgpt
- OpenAI｜ChatGPT for Excel and Google Sheets
- https://help.openai.com/en/articles/20001063-chatgpt-for-excel-and-google-sheets
- OpenAI｜Data Controls FAQ
- https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-faq
