主管寄來新版企劃書，客戶更新了一份合作文件，或同事修改了原本的工作規範，你是否曾經需要打開兩份檔案，一行一行確認到底改了什麼？
其實可以使用 ChatGPT 文件比對功能，把新舊版 Word、PDF 一起上傳，請 AI 協助找出新增、刪除、修改的內容，並整理成容易閱讀的差異對照表。
依照 OpenAI 官方文件，ChatGPT 支援比較兩份文件的資訊。免費與付費方案都可以上傳支援的文件格式，但使用額度有所不同。
不過，AI 比對結果仍可能漏掉細節，特別是金額、日期、條件限制或掃描文件。因此，最實用的做法是：先用 ChatGPT 找出重要變更，再回到原始文件逐項核對。
以下示範如何完成一份適合工作交接、版本審查與主管確認的文件差異報告。
ChatGPT 可以比對哪些文件？適合什麼情況？
ChatGPT 可以處理多種文件格式，包括 Word（DOCX）、PDF 與純文字檔（TXT）。
你可以要求它比較兩份文件的差異，也可以針對不同版本的內容進行分析。
常見的使用情境包括：
| 工作情境 | 可以請 ChatGPT 比對什麼 |
| 企劃書改版 | 預算、時程、工作範圍是否修改 |
| 客戶提案更新 | 服務項目、交付內容與報價差異 |
| 公司內部規範 | 新增、刪除或調整哪些規定 |
| 活動簡章修改 | 報名期限、資格與費用是否改變 |
| 課程教材更新 | 哪些章節新增或刪除 |
| 合作文件審查 | 權利義務、期限與例外條件是否不同 |
例如，一份活動企劃書從第一版修改到第三版，可能只有少數段落不同，卻涉及預算增加、交付時間提前，甚至工作責任重新分配。
如果只請 ChatGPT 分別摘要兩份文件，很容易忽略這些具體變化。
因此，文件比對的核心任務是找出「改了什麼」，而不是重新摘要文件內容。
如何使用 ChatGPT 比對兩份 Word、PDF？5 步驟教學
步驟 1：準備新舊版本，清楚標示檔案
開始之前，先確認兩份文件的版本順序。
例如：
活動企劃書_V1.docx：原始版本活動企劃書_V2.docx：最新版本
如果檔名沒有標示版本，也應在提示詞中指定哪一份是舊版、哪一份是新版。
建議使用內容相近、用途相同的文件進行比較。
如果兩份文件的架構完全不同，可以先比對工作範圍、預算、時程等重要項目，再處理其他文字差異。
步驟 2：將兩份文件上傳 ChatGPT
開啟 ChatGPT，建立新對話。
點選訊息輸入框附近的附件功能，選取要比較的兩份檔案。
依 OpenAI 官方說明，ChatGPT 支援 DOCX、PDF、TXT 等常見文件格式。Google 文件若無法直接上傳原生 .gdoc 檔案，可以先匯出成 DOCX 或 PDF。
若上傳失敗，先確認檔案格式、大小、帳號額度及工作空間權限。
上傳成功後，不需要先把兩份文件各自整理成摘要，可以直接要求 ChatGPT 進行版本比較。
步驟 3：使用提示詞，找出新增、刪除與修改內容
這是整個流程最重要的部分。
如果只輸入「幫我比較這兩份文件」，ChatGPT 可能只整理主要差異，漏掉較小但重要的修改。
建議使用以下提示詞：
ChatGPT 文件比對提示詞範本
你是一位文件版本審查助理。
我上傳了兩份文件，請以 V1 為舊版、V2 為新版，進行內容比對。
請依以下要求執行：
- 找出新版相較舊版新增、刪除及修改的內容。
- 特別檢查金額、日期、數量、負責人、工作範圍與限制條件。
- 將差異整理成表格，欄位包含「章節或位置、舊版內容、新版內容、變更類型、可能影響」。
- 對於重要差異，請保留足以回原文搜尋的關鍵字或章節名稱。
- 不要把推測當成文件事實；無法確認的地方請標記「需要人工確認」。
全程使用台灣繁體中文。先列出重要變更，再提供完整差異表。
這段提示詞有兩個重點：要求 AI 保留新舊內容的對照，以及把「文件事實」與「可能影響」分開。
這樣主管不只知道哪裡改了，也更容易判斷哪些修改需要進一步討論。
步驟 4：請 ChatGPT 把差異整理成表格
以下使用兩份虛構的活動企劃書示範。
假設舊版寫著：
「活動預算為 50,000 元，預計 11 月 20 日舉辦，報名人數上限為 40 人。」
新版則改成：
「活動預算為 65,000 元，預計 11 月 15 日舉辦，報名人數上限為 50 人，並安排一名現場支援人員。」
按照前面的提示詞，理想的差異表應呈現：
| 比對項目 | 舊版 V1 | 新版 V2 | 變更說明 |
| 活動預算 | 50,000 元 | 65,000 元 | 增加 15,000 元 |
| 活動日期 | 11 月 20 日 | 11 月 15 日 | 提前 5 天 |
| 報名上限 | 40 人 | 50 人 | 增加 10 人 |
| 現場人力 | 未提及 | 增加 1 名支援人員 | 新增安排 |
這只是示範文件，不代表任何真實企業的比對成果。
如果是實際工作文件，應另外要求 ChatGPT 提供原始章節名稱與方便搜尋的文字線索，避免只看到 AI 的整理結果，卻無法確認來源。
特別注意：「未提及」和「明確取消」是兩回事。新版沒有寫某項安排，不一定代表公司已決定取消。
步驟 5：要求 AI 標示重要變更，並人工確認
不是每一項文字修改都同樣重要。
例如，把「執行工作」改成「辦理工作」，可能只是文字潤飾；但把付款期限從 30 天改成 15 天，就可能影響財務安排。
完成差異表後，可以繼續輸入：
請根據剛才的差異表，將變更分為「文字調整」「執行方式改變」「需要主管確認」三類。
請說明分類理由，不要自行判定公司是否應接受變更。對於金額、日期、責任歸屬與限制條件，請提醒我回到哪個章節人工核對。
接著打開原始文件，確認 AI 列出的內容是否正確。
需要特別核對的地方包括數字是否一致、附帶條件是否被省略，以及是否把尚未確定的安排寫成正式決定。
如果文件涉及正式合約、法律責任或重大財務決策，應由負責人員或適當專業人士審閱，不能只依靠 ChatGPT 的判斷。
ChatGPT 文件比對和 Word「比較文件」有什麼不同？
如果你正在比較兩份 Word，可能會好奇：既然 Word 本身就有比較功能，為什麼還要使用 ChatGPT？
兩者適合不同任務。
| 比較項目 | ChatGPT | Word 比較文件 |
| 找出內容差異 | 可整理主要差異 | 可顯示文件修訂差異 |
| 解釋修改意義 | 可協助分析 | 主要呈現變更 |
| 整理差異報告 | 可產生摘要與表格 | 通常需另外整理 |
| 檢查細微文字變動 | 可能遺漏 | 較適合逐項核對 |
| 比較 PDF 內容 | 支援 | 通常需要額外處理 |
| 正式版本審查 | 需人工驗證 | 可作為逐項檢查工具 |
如果你需要確認每一個字、標點符號或格式修改，應優先使用 Word 等具備正式文件比較功能的工具。
如果你想知道「這次修改會影響哪些工作？」或「哪些差異應該先讓主管確認？」，ChatGPT 則比較適合協助整理與解釋。
實務上，可以先用文件比較工具確認細部差異，再把經過核對的變更清單交給 ChatGPT 分類與摘要。
為什麼 ChatGPT 比對文件可能漏掉差異？
ChatGPT 能協助理解文字，但不保證每一個修改都能被完整偵測。
使用時，尤其需要注意以下情況。
掃描版 PDF 可能無法正確讀取
如果 PDF 是由紙本掃描產生，文字可能以圖片形式儲存。
依 OpenAI 官方說明，ChatGPT Enterprise 支援 PDF 的視覺擷取；其他方案的文件讀取則主要使用文字擷取方式。
如果讀不到掃描文件，可以先使用 OCR（光學字元辨識），把圖片裡的字轉換成可搜尋文字，再進行比對。
轉換後仍應核對數字、日期及專有名詞。
若你不確定 PDF 是否適合直接上傳，可以先參考海豚 AI 學院的 ChatGPT PDF 摘要教學。
表格或段落重新排列，可能造成誤判
如果新版只是把某段文字移到另一個章節，ChatGPT 可能將它視為刪除後重新新增。
因此，遇到整份文件大幅改版時，應要求 AI 先建立新舊章節對照，判斷哪些內容只是移動位置。
接著再針對對應章節進行比對，通常比一次要求比較整份長文件更容易核對。
AI 可能忽略重要的細小修改
例如：
「應於收到通知後 7 日內回覆。」
改成：
「得於收到通知後 7 日內回覆。」
只有一個字不同，但義務程度可能已經改變。
這類修改無法只靠一般摘要發現。涉及義務、資格、排除條件或例外規定時，應額外進行逐條比較。
上傳公司文件前，要注意哪些資料安全問題？
工作文件可能包含客戶名稱、聯絡方式、報價、合約內容或其他非公開資訊。
在上傳前，應先確認自己是否有權將資料交給外部 AI 服務處理，以及公司是否已有核准的工具與資料使用規範。
如果只是練習，可以先使用公開文件或自行製作的模擬資料。
OpenAI 提供 ChatGPT 的資料控管設定，使用者可依方案與帳號權限管理對話是否用於模型改善；但關閉訓練用途，不等於資料不會被儲存，也不代表能忽略公司的保密要求。
另外，已儲存至 ChatGPT Library 的檔案可能獨立於聊天紀錄保存。處理敏感文件時，也應注意檔案保留與刪除機制。
常見問題 FAQ
ChatGPT 免費版可以比對兩份 PDF 嗎？
可以嘗試。OpenAI 目前提供免費方案使用文件上傳功能，但有上傳次數與其他額度限制。
實際能否一次處理兩份檔案，仍會受到當時額度、檔案大小與帳號設定影響。
如果免費版額度不足，可以縮小文件範圍，先比較重要章節。
ChatGPT 可以比對 Word 和 PDF 嗎？
可以。只要檔案格式受到支援、內容可被讀取，就可以要求 ChatGPT 比較兩份不同格式文件的資訊。
但如果 Word 和 PDF 的排版差異很大，建議以章節、條款與文字內容為主進行比較，不要期待 AI 完整辨識每一個排版變動。
ChatGPT 可以直接產生修改後的 Word 嗎？
可以請 ChatGPT 整理建議修改內容，並在支援文件產生的環境中嘗試輸出檔案。
不過，是否能產生可下載的 Word，以及能保留多少原始格式，會受到目前使用功能與檔案結構影響。
正式發布前，仍應檢查內容、格式與版本。
ChatGPT 文件比對結果可以直接交給主管嗎？
建議先確認重要差異，再提供給主管。
如果只需要快速了解變更方向，可以使用簡短摘要；如果涉及預算、合約、工作責任或期限，應保留差異表與原文位置，方便逐項審核。
下一步：從一組簡單的文件開始練習
第一次使用 ChatGPT 比對文件，建議先挑選兩份只有少量修改的企劃書、活動簡章或工作文件。
先確認 AI 能否正確找出修改項目，再逐步練習差異分類、重要變更摘要與主管審查報告。
當你能讓 ChatGPT 產生清楚、可回溯原文的差異表，就可以把這套方法延伸到更多需要版本確認的工作。
想進一步學習 ChatGPT 的文件處理、資料整理與職場應用，也可以前往 海豚 AI 學院免費試看，從適合自己的入門課程開始練習。
資料來源
- OpenAI｜Uploading files and audio to ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/8555545-uploading-files-and-audio-to-chatgpt
- OpenAI｜Data controls in ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-in-chatgpt
- OpenAI｜Chat and File Retention Policies in ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/8983778-visual-retrieval-with-pdfs-faq
