專案進行到一半，才發現設計稿來不及交付、廠商無法準時出貨，或預算突然不夠，是許多團隊都遇過的情況。
這些問題不一定能完全避免，但可以提早準備。
使用 ChatGPT 做專案風險評估，可以先整理可能發生的問題，再依照發生機率與影響程度安排處理優先順序。 即使沒有專案管理背景，也能建立基本的風險清單。
本文將用「新品上市專案」作為操作示範，帶你完成風險辨識、評分、預防對策與追蹤表。你可以直接複製提示詞，套用到自己的工作。
ChatGPT 專案風險評估是什麼？能幫忙做哪些事？
專案風險評估，就是在事情發生前，先思考哪些狀況可能影響目標，以及應該如何準備。
例如，公司預計下個月推出新產品，原本安排好網站上線、廣告投放及客戶通知。
但實際執行時，可能出現：
- 設計素材延遲，導致廣告無法準時上線。
- 產品資訊持續修改，讓網站反覆重做。
- 外部廠商交期不穩定，影響上市時間。
- 廣告費用超出預算，卻沒有替代方案。
使用 ChatGPT，可以協助整理這些風險、提出可能原因，並建立有系統的管理表格。
不過，ChatGPT 不會自動知道公司真實的庫存、預算、廠商狀態或員工工作量。
它產生的是根據已知資訊提出的風險假設與分析建議，仍需要團隊確認。
ChatGPT 專案風險評估怎麼做？5 步驟完整教學
以下假設一家中小企業準備推出新產品，專案期限為六週，涉及行銷、設計、業務與外部供應商。
步驟一：提供專案背景，讓 ChatGPT 找出潛在風險
打開 ChatGPT，建立新對話，先輸入專案目標、期限、參與角色與已知限制。
可以使用以下提示詞：
請擔任專案風險管理助理，協助我找出可能影響專案成功的風險。
專案名稱：新品上市計畫
專案目標：六週內完成產品網站、廣告素材、社群宣傳與上市活動。
參與角色：專案主管、行銷、設計、業務及外部供應商。
已知限制：人力有限、預算固定、上市日期不可任意延後。
請從時程、人力、預算、品質、溝通與外部依賴六個面向，整理可能發生的風險。
每項風險請說明可能原因與影響，並區分「已知問題」和「待驗證的風險假設」，不要編造公司內部資訊。
這個步驟的目的，是先建立可能的風險清單。
如果 ChatGPT 列出供應商延遲出貨，不代表供應商真的會延遲，而是提醒你應該確認交期是否可靠。
步驟二：建立專案風險評估表
找到風險後，需要整理成可以比較的格式。
建議至少包含：
| 欄位 | 用途 |
| 風險項目 | 可能發生什麼問題 |
| 發生機率 | 問題有多可能出現 |
| 影響程度 | 發生後對專案有多嚴重 |
| 風險分數 | 協助安排優先順序 |
| 負責人 | 誰負責追蹤與處理 |
| 因應措施 | 如何預防或降低損失 |
接著輸入：
請把剛才的風險清單整理成專案風險評估表。
發生機率與影響程度都使用 1～5 分：
1 分代表非常低，5 分代表非常高。
風險分數＝發生機率 × 影響程度。
請提供初步示範評分、評分理由與待確認資訊。沒有充分依據的數字，必須標示為暫估，不可當成實際發生機率。
以下是示範結果：
| 風險項目 | 機率 | 影響 | 分數 |
| 設計素材延遲 | 4 | 4 | 16 |
| 供應商交貨延遲 | 3 | 5 | 15 |
| 廣告預算不足 | 3 | 3 | 9 |
| 部門溝通落差 | 4 | 3 | 12 |
| 網站內容錯誤 | 2 | 4 | 8 |
以上分數為教學假設，並非真實企業資料或 AI 預測結果。
這份表格能協助團隊討論風險，但不代表 16 分一定比 15 分更值得處理。
如果某項風險涉及法規、安全或重大客戶損失，即使發生機率較低，也可能需要優先管理。
步驟三：依照風險分數安排優先順序
有了評分後，可以先建立簡單的分類規則。
例如，若使用 1～25 分的評估方式，可以暫定：
| 風險分數 | 分類 | 建議處理方式 |
| 15～25 | 高風險 | 優先制定對策，密切追蹤 |
| 8～14 | 中風險 | 安排預防措施，定期檢查 |
| 1～7 | 低風險 | 保留紀錄，觀察變化 |
這些分數區間是本文的教學示範，並非通用的正式標準。企業應依專案性質、風險承受能力與既有管理制度調整。
可以再要求 ChatGPT：
請根據風險評估表，將項目分為高、中、低風險。
優先列出需要立即處理的項目，說明排序原因。
除了分數，也請檢查是否存在不可接受的重大後果，以及哪些風險會互相影響。
請不要只依照數字大小做判斷。
如此一來，就能避免團隊平均分配注意力，卻忽略真正可能造成重大損失的問題。
步驟四：請 ChatGPT 制定預防與應變措施
風險評估最重要的目的，是決定下一步要怎麼做。
例如，「設計素材可能延遲」是一個風險；「提前確認素材需求、安排初稿檢查日」才是能採取的行動。
建議把因應方式分為兩類。
預防措施： 問題尚未發生時，可以做什麼來降低機率或影響？
應變措施： 問題已經發生時，應該如何處理？
接著輸入：
請針對高風險項目，提出具體可執行的預防與應變措施。
每項風險請包含：
- 預防措施
- 風險發生的警訊
- 應變措施
- 建議負責角色
- 需要主管確認的事項
請考慮中小企業人力有限的情況，避免提出成本過高或難以執行的建議。
以「供應商交貨延遲」為例，可以整理成：
| 項目 | 建議作法 |
| 預防措施 | 提前確認交期，要求供應商回覆關鍵交付日期 |
| 風險警訊 | 未依約提供生產進度或出貨確認 |
| 應變措施 | 評估替代供應商、分批交貨或調整活動內容 |
| 建議負責人 | 採購或專案主管 |
| 需要確認事項 | 替代方案成本與是否影響上市承諾 |
這種整理方式，比單純寫「持續追蹤供應商」更容易落實。
步驟五：建立每週更新的風險追蹤表
風險不會因為建立表格就自動消失。
專案進行過程中，原本的低風險可能升高，也可能出現新的問題。
建議至少每週檢查一次，高風險項目則依實際情況提高追蹤頻率。
可以使用這段提示詞：
請將風險評估結果整理成每週更新的追蹤表。
欄位包含：風險項目、目前等級、最新狀態、負責人、下一步行動、完成期限、最後更新日期。
狀態請分為：待處理、處理中、持續監控、已結案。
沒有提供的資料請留白或標示待確認，不要自行假設工作已完成。
完成後，可以將表格放入 Excel、Google 試算表或公司既有的專案管理工具。
ChatGPT 支援分析上傳的試算表，也能依資料建立表格與圖表；實際可用功能仍會受到方案、帳號及工作區設定影響。
如果你想先熟悉資料整理流程，可以參考海豚 AI 學院的 ChatGPT Excel 資料分析教學。
ChatGPT 風險評估適合哪些工作？
並非所有任務都需要完整的風險管理流程。
當專案牽涉多人合作、交付期限、外部廠商或重要預算時，風險評估通常更有價值。
例如：
活動企劃： 評估講者取消、場地設備故障、報名人數不足等情況，提前準備替代方案。
網站改版： 檢查需求持續變動、測試不完整、內容延遲交付，以及網站上線後可能出現的問題。
企業導入 AI： 盤點員工教育訓練不足、資料權限不清、AI 回答錯誤，以及缺少人工審核機制等風險。
接案專案： 提前確認客戶需求不明、修改次數增加、素材交付延遲與付款條件等問題。
如果只是個人一兩天就能完成的小任務，列出三個主要風險及對應措施，通常比建立大型管理表格更有效率。
使用 ChatGPT 做風險評估，有哪些常見錯誤？
只看 AI 給的分數，沒有確認依據
ChatGPT 可能將某項風險評為 4 分，但這不代表它掌握實際發生機率。
例如，供應商過去是否準時交貨、是否有備援產能，都會影響評估結果。
比較可靠的方式，是提供歷史紀錄、已知限制與實際數據，再由相關負責人確認評分。
風險清單很長，卻沒有負責人
如果一份風險表列出二十個問題，但沒有指定誰負責追蹤，很容易變成開會時才拿出來看的文件。
建議每項重要風險至少指定一位負責人，並設定下一次檢查時間。
把敏感資料直接上傳 AI
真實專案可能包含公司預算、員工資料、合約或尚未公開的營運資訊。
使用 ChatGPT 前，應先確認公司資訊安全政策，並盡可能移除不必要的機密資料。
依照 OpenAI 的資料控制說明，使用者可在 ChatGPT 設定中管理對話是否用於模型改進，但實際控制選項仍會依帳號類型與工作區設定不同而有所差異。
關閉模型訓練用途，也不能取代企業內部的資料保護措施。
常見問題 FAQ
Q1：ChatGPT 可以直接預測專案會不會失敗嗎？
不能保證準確預測。
ChatGPT 可以根據提供的資訊分析潛在風險，但不應把它產生的分數當成統計預測。
如果需要量化機率，應使用可靠的歷史數據、適當的分析方法與專業判斷。
Q2：沒有專案管理經驗，也能使用 ChatGPT 做風險評估嗎？
可以。
建議先從五個主要風險開始，整理發生原因、影響、預防方式與負責人。
等團隊熟悉流程後，再加入更細緻的評分與追蹤方式。
Q3：風險評估表和問題追蹤表有什麼不同？
風險是「可能會發生的問題」，問題則是「已經發生、需要處理的狀況」。
例如，供應商可能延遲出貨是風險；供應商已經通知無法準時交貨，就是實際問題。
兩者可以互相關聯，但應清楚區分，避免把正在發生的問題當成尚待觀察的風險。
Q4：ChatGPT 能直接幫我產生 Excel 風險評估表嗎？
可以請 ChatGPT 將評估結果整理成適合試算表使用的格式。在支援相關檔案功能的環境，也能要求產生或處理試算表。
但匯出前仍應檢查公式、評分規則、欄位內容與負責人是否正確。
下一步：先替手上的專案建立一份風險清單
如果你想立即開始，可以選擇一個正在執行的專案，先回答三個問題：
- 這個專案最重要的目標與截止日期是什麼？
- 哪三件事情一旦出錯，會明顯影響成果？
- 每個問題發生前，有沒有可以提早發現的警訊？
把答案交給 ChatGPT，請它協助整理成風險清單，再逐項確認預防措施與負責人。
如果還不熟悉如何寫出清楚的 AI 指令，可以先閱讀 ChatGPT 提示詞教學，學習如何提供背景、任務與限制條件。
想進一步了解 AI 如何應用在工作流程，也可以前往 海豚 AI 學院免費試看，從基礎操作開始練習。
好的風險評估不需要列出所有可能發生的事情，而是讓團隊提早看見重要問題，並知道接下來應該採取什麼行動。
資料來源
- OpenAI Help Center｜Uploading files and audio to ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/8555545-uploading-files-and-audio-to-chatgpt
- OpenAI Help Center｜Extracting Insights with ChatGPT Data Analysis
- https://help.openai.com/en/articles/9213685-extracting-insights-with-chatgpt-data-analysis
- OpenAI Help Center｜Data controls in ChatGPT
- https://help.openai.com/en/articles/7730893
