開會前不知道怎麼安排議程？明明只需要討論三件事，卻花了一小時還沒有結論？其實你可以使用 ChatGPT 製作會議議程，把零散的討論事項整理成有目標、有時間分配、也有預期成果的會議流程。
你不需要會寫複雜的 AI 指令。只要告訴 ChatGPT 這場會議要解決什麼問題、誰會參加，以及預計開多久，它就能協助建立初步議程。
例如，一場 30 分鐘的行銷週會，可以安排 5 分鐘確認進度、15 分鐘討論問題，再保留 10 分鐘決定下週行動。
本文會用實際範例，教你從零開始製作會議議程，也會提供可以直接複製修改的 ChatGPT 提示詞。
ChatGPT 可以幫忙製作哪些會議議程？
ChatGPT 適合協助處理會議前的資訊整理、流程規劃與文字撰寫。
常見用途包括：
| 會議類型 | ChatGPT 可以協助的工作 |
| 每週工作會議 | 整理進度、問題與待辦事項 |
| 專案進度會議 | 安排里程碑檢查、風險討論與決策 |
| 客戶需求會議 | 準備訪談問題、確認需求與合作範圍 |
| 行銷企劃會議 | 整理企劃方向、討論方案與分配任務 |
| 主管管理會議 | 安排績效檢視、資源協調與決策事項 |
| 教學與行政會議 | 規劃教學進度、活動安排與工作分工 |
不過，ChatGPT 不會自動知道公司內部發生了什麼事。
如果沒有提供會議目的、目前進度及相關資料，它產生的議程可能只有「報告進度、討論問題、確認下一步」等通用項目。
因此，真正影響議程品質的關鍵，是你提供多少具體背景。
ChatGPT 會議議程怎麼做？5 步驟實際教學
以下用一場 30 分鐘的行銷部門週會作為示範。
假設團隊有 5 個人，每週需要確認廣告成效、社群內容和下週工作安排。
步驟一：先說清楚會議目的
打開 ChatGPT，先描述這次開會最重要的任務。
例如：
我需要主持一場 30 分鐘的行銷部門週會，共有 5 位成員參加。
本次會議主要目的是確認上週行銷進度、討論廣告成效不佳的原因，並決定下週的工作優先順序。
請幫我規劃一份適合實際執行的會議議程。
這段指令已包含三個必要資訊：會議時間、參與對象與主要目的。
如果你的會議是為了做決策，也可以加上「會議結束前必須決定下一步負責人與完成期限」。
步驟二：請 ChatGPT 分配每個議題的時間
得到初步議程後，可以要求 ChatGPT 重新分配討論時間。
例如：
請把這份議程整理成表格，包含時間、討論主題、負責人及預期產出。
全部議程加總必須是 30 分鐘，並保留至少 5 分鐘確認結論與待辦事項。
整理後，可以得到類似以下的安排：
| 時間 | 討論主題 | 預期產出 |
| 5 分鐘 | 上週工作進度 | 確認完成與延遲事項 |
| 10 分鐘 | 廣告成效檢討 | 找出需要優先查證的問題 |
| 8 分鐘 | 下週行銷規劃 | 確定主要工作順序 |
| 7 分鐘 | 決策與任務分配 | 指定負責人與期限 |
| 合計 30 分鐘 |
這是示範安排，實際時間應根據每個議題的複雜程度調整。
如果某個問題需要大量討論，與其將所有議題塞進同一場會議，不如先安排一場專門討論該問題的會議。
步驟三：讓 ChatGPT 幫你準備討論問題
只有議程標題，有時仍然無法引導大家有效討論。
例如「廣告成效檢討」這個項目太籠統，參與者可能不知道要事先準備什麼。
你可以繼續輸入：
請根據剛剛的會議議程，為每個討論主題設計 2～3 個具體問題。
問題要能協助團隊找出原因、比較方案或做出決策，不要只問「大家有沒有意見」。
ChatGPT 可以協助整理出這類問題：
廣告成效檢討
- 上週廣告的主要指標和原訂目標差多少？
- 哪些廣告組合的成效變化最明顯？
- 現有數據是否足夠判斷問題出在受眾、素材或預算？
下週行銷規劃
- 哪些工作必須優先完成？
- 如果人力不足，哪些任務可以延後？
- 是否有需要主管協助決定的事項？
這些問題可以引導討論，但不等於 ChatGPT 已經分析出真正原因。團隊仍需要用實際資料支持判斷。
步驟四：整理會前需要準備的資料
如果參與者開會時才第一次看到數字或提案，很容易把會議時間花在閱讀資料。
建議要求 ChatGPT 根據議程產生會前準備清單。
可以輸入：
請根據這份行銷週會議程，列出各項議題需要事先準備的資料。
請區分為「必要資料」與「有時間再準備的補充資料」，並指出哪些資訊會影響會議決策。
例如：
必要資料可以包括上週廣告數據、主要活動進度及未完成工作；補充資料則可能包含競爭品牌近期行銷活動或其他創意參考。
對於要討論的數字，也應先確認資料統計期間、指標定義與來源，避免在會議中才發現大家使用不同版本的報表。
步驟五：產生可以直接寄出的會議通知
確認議程後，可以請 ChatGPT 整理成適合寄送的 Email 或團隊訊息。
例如：
請把這份 30 分鐘行銷週會議程，改寫成可以寄給同事的會議通知。
語氣專業但不要太正式，包含會議目的、議程、時間分配與會前準備事項。
日期、地點及資料連結如果沒有提供，請用待填欄位表示，不要自行編造。
完成後，檢查日期、參與者、附件及會議連結，就能放進公司實際使用的通知工具。
如果希望進一步將 AI 產生的文字轉成正式會議文件，也可以依需求整理為 Word 或其他格式。
ChatGPT 會議議程提示詞：3 種情境直接複製
除了每週工作會議，不同情境也可以使用不同指令。
範例一：主管主持的部門月會
請幫我設計一場 60 分鐘的部門月會議程。
參與者包括主管與 8 位團隊成員。
主要目的是回顧本月工作成果、確認專案延遲原因，以及決定下個月的工作重點。
請將議程分成成果報告、問題討論、決策事項及行動確認。
每個項目都要分配時間，並說明主持人應該引導大家回答什麼問題。
請用繁體中文表格呈現。
這個提示詞適合需要定期回顧成果的團隊。
若會議經常超時，可以再補充一句：「請把單純資訊報告的時間減少，優先保留需要共同討論的事項。」
範例二：業務第一次與客戶開會
我是一名業務人員，準備與潛在客戶進行第一次需求訪談。
會議時間為 45 分鐘，主要目的是了解客戶目前遇到的問題、使用中的解決方式、預算考量與合作時程。
請幫我設計一份訪談議程，包含開場、需求探索、問題確認與後續安排。
每個階段提供適合詢問的問題，避免讓整場會議變成單方面推銷。
第一次客戶會議，通常應優先了解客戶真正的需求。
如果一開始就安排太多產品介紹，可能會壓縮客戶說明問題的時間。
範例三：跨部門專案協調會議
請幫我安排一場 40 分鐘的跨部門專案協調會議。
參與部門包含行銷、業務與產品團隊。
目前問題是產品上線時程延遲，影響原定行銷活動。
會議目的是確認延遲原因、重新評估時程，以及決定各部門要調整的工作。
請把議程設計成以解決問題為導向，列出每個部門需要準備的資訊，並安排最後 10 分鐘確認決策及責任分工。
跨部門會議最容易遇到的問題，是每個部門都清楚自己的工作，卻沒有確認彼此的依賴關係。
因此，這種會議除了整理進度，也應安排專門討論影響、責任分工與決策的時間。
已經有會議資料，可以上傳 ChatGPT 整理議程嗎？
可以。OpenAI 官方文件說明，ChatGPT 支援上傳 PDF、Word 文件、試算表與簡報等常見檔案，並根據檔案內容進行摘要、比較與分析。
例如，你可以上傳上週的專案報告與最新進度表，再提出：
請根據這兩份文件，找出目前尚未完成、可能延遲，或需要主管決定的事項。
將這些事項整理成一場 30 分鐘的專案追蹤會議議程。
每個議題請指出參考的資料，以及需要在會議中確認的問題。
如果資料沒有提到負責人或期限，請標示為待確認。
這樣比要求 AI 憑空產生議程更貼近工作現況。
不過，文件上傳功能仍受到帳號方案、使用額度及工作區設定限制。包含圖表或掃描圖片的文件，也可能需要額外人工檢查，避免 AI 漏讀重要資訊。
如果包含客戶資料、未公開財務資訊或公司機密，上傳前應確認組織的 AI 使用規範與資料權限。
ChatGPT 產生會議議程後，還需要檢查什麼？
AI 能協助整理流程，但實際主持會議時，仍需要注意幾個問題。
第一，議程是否真的需要開會？
如果只是同步進度，而且不需要討論或共同決策，可以考慮改成書面更新，讓團隊自行閱讀。
第二，討論時間是否合理？
30 分鐘的會議如果安排 10 個議題，即使議程看起來完整，也很難深入討論。建議把最重要、最需要共同決定的事項排在前面。
第三，參與者是否足以做決策？
如果重要決策需要某位主管同意，但他沒有參加，會議可能只能得出初步建議。
安排議程時，應確認決策者是否出席，或事先約定後續核准方式。
第四，會議結束後要產出什麼？
每個需要決策的議題，最好都有明確成果，例如確定執行方案、指定負責人、安排完成期限，或列出仍需補充的資料。
這樣才不會每次會議都重複討論相同問題。
ChatGPT 會議議程常見問題 FAQ
ChatGPT 可以自動安排會議時間嗎？
ChatGPT 可以依照會議總長度建議各議題的討論時間。
如果需要查詢參與者的實際行事曆或建立會議邀請，則必須使用帳號有權限存取的行事曆整合功能或其他排程工具，不能只靠文字指令假設會議已經排定。
ChatGPT 可以把會議紀錄變成下次議程嗎？
可以。
你可以提供已經整理好的會議紀錄，要求 ChatGPT 找出未完成的待辦事項、尚未決定的問題，以及下次需要追蹤的內容。
如果資料是錄音檔，則需先確認帳號支援的音訊上傳或轉錄功能，並人工檢查逐字稿。
想了解錄音整理方法，可以參考ChatGPT 音訊上傳教學，但應以實際頁面內容與適用功能為準。
ChatGPT 產生的議程可以直接寄給同事嗎？
可以先用 ChatGPT 撰寫通知內容，再透過 Email 或團隊溝通工具發送。
寄出前仍應確認開會時間、參與者、地點或會議連結，以及資料是否適合對所有收件者公開。
ChatGPT 免費版可以製作會議議程嗎？
可以使用一般文字對話功能規劃議程。
若需要上傳檔案或使用進一步的工具整合，則可能受到免費方案額度及功能權限限制。
只需要產生文字議程的話，不必為了這個任務特別購買付費方案。
如何用 ChatGPT 讓會議準備更有效率？
第一次使用 ChatGPT 製作會議議程，建議先從下一場固定週會開始。
準備一段包含會議目的、參與者與時間的指令，讓 ChatGPT 建立議程後，再依照實際情況調整。
開會後，可以記錄哪些議題花費過多時間、哪些問題沒有得到解答，下一次再把這些經驗加入提示詞。
久而久之，就能建立一套符合自己團隊習慣的會議準備方式。
如果想進一步學習如何用 AI 整理工作資料、設計提示詞與處理日常任務，可以參考海豚 AI 學院免費試看，從簡單的工作情境開始練習。
資料來源
OpenAI｜Uploading files and audio to ChatGPT
https://help.openai.com/en/articles/8555545-uploading-files-and-audio-to-chatgpt
OpenAI｜Data analysis with ChatGPT
https://help.openai.com/en/articles/8437071-data-analysis-with-chatgpt
