以前要讓 ChatGPT 定期工作，你可能會設定：「每天早上 9 點整理新聞」或「每週五產生工作摘要」。現在又多了一種自動化方式：不必等到指定時間，當 Gmail、Slack 或 GitHub 發生特定事件時，就能觸發 ChatGPT Work 執行任務。
這項功能叫做 event-triggered tasks（事件觸發任務），背後使用 webhook。白話來說，就是當連接的 App 發生你指定的事情，ChatGPT 就收到通知並開始工作。
例如，收到特定客戶的新 Email 後自動整理重點；Slack 專案頻道出現新回饋後整理待辦事項；GitHub Pull Request 更新後協助檢查變更。
對一般工作者而言，真正值得注意的是：ChatGPT 的排程任務開始從「時間到了就執行」，進一步變成「事情發生了才執行」。
ChatGPT 事件觸發任務是什麼？
事件觸發任務是 ChatGPT Scheduled Tasks（排程任務）的一種。
一般排程比較像鬧鐘：
每週一早上 9 點整理本週工作。
事件觸發則比較像門鈴：
當指定 Gmail 寄件者寄來新信時，整理內容並告訴我下一步要處理什麼。
兩者最大的差別就是啟動條件。
如果工作本來就是固定時間發生，例如每天整理產業新聞，用時間排程比較簡單；如果你不知道客戶什麼時候寄信、團隊什麼時候留言，就比較適合使用事件觸發。
OpenAI 目前支援 Gmail、Slack 與 GitHub 的特定事件，使用者可以在 ChatGPT Work 中描述觸發條件以及事件發生後要執行的工作。
哪些 ChatGPT 方案可以使用？
這裡很容易和一般 Scheduled Tasks 搞混。
一般排程任務可提供給符合資格的 Free、Go、Plus、Pro、Business、Enterprise 與 Edu 使用者；但 event-triggered tasks 的資格不同。
依 OpenAI 目前官方說明，事件觸發任務需要 ChatGPT Work，支援符合資格的：
- Plus
- Pro
- Business
- Enterprise
- Edu
Free 與 Go 帳號目前不能建立事件觸發任務。
企業或學校管理帳號還可能受到工作區管理員設定影響，因此即使方案符合資格，也不代表每個帳號一定會看到相同功能。
ChatGPT 事件觸發任務怎麼設定？
設定概念可以拆成四個步驟。
1. 先連接 Gmail、Slack 或 GitHub
進入：
Settings → Apps
連接你希望 ChatGPT 使用的支援服務。
這一步不要只是一直按「允許」。連接公司 Gmail、Slack 或 GitHub 前，先看清楚 ChatGPT 取得哪些權限，尤其涉及客戶資料、公司內部討論或程式碼時，更應遵循公司的 AI 與資訊安全規範。
2. 打開 ChatGPT Work
事件觸發任務不是單純在一般聊天視窗裡設定提醒，而是透過 Work 建立。
接著直接描述兩件事：
什麼事情發生時啟動，以及啟動後要做什麼。
例如：
當 Gmail 收到主旨包含「客戶回饋」的新信件時，整理對方提出的問題、需求與下一步待辦事項。
這比只說「幫我注意 Gmail」清楚很多。
3. 檢查 Trigger、Condition 與 Prompt
建立過程中，ChatGPT 會讓你檢查 Trigger（觸發事件）、Condition（條件）與 Prompt（要執行的指令）。
這一步很重要，因為自動化最怕條件設得太寬。
例如：
Gmail 有新信就整理。
可能導致大量不重要的信件也觸發工作。
比較好的設定是：
當寄件者為指定客戶，而且 Email 主旨包含「報價」時，整理價格、需求變更與需要回覆的問題。
條件越清楚，越能避免不必要的執行。
4. 到 Scheduled 管理任務
建立後，可以到 ChatGPT 的 Scheduled 頁面查看任務。
你可以在這裡檢查、修改、暫停或刪除任務。若某項自動化暫時不需要使用，不一定要直接刪除，也可以先暫停。
Gmail 可以怎麼自動化？
Gmail 是最容易讓一般上班族理解的例子。
OpenAI 目前支援以「收到新郵件」作為事件，也可以依寄件者或主旨進一步篩選。
例如業務人員可以設定：
當指定客戶寄來新 Email 時，整理信件中的需求、問題與截止日期，並列出我需要處理的下一步。
客服或專案工作也可以設定：
收到主旨包含「問題回報」的新信件時，摘要問題內容並整理需要確認的資訊。
但要注意，「產生回覆草稿」和「自動把信寄出去」是不同風險等級。
OpenAI 表示，如果任務涉及需要核准的外部操作，任務可能暫停並等待使用者確認。因此剛開始設定時，比較適合先讓 AI 做分類、摘要、整理與草擬，確認流程穩定後，再考慮是否讓它執行更多動作。
Slack 可以怎麼自動化？
Slack 適合處理「訊息出現後才需要工作」的情境。
例如一個專案頻道每天都有討論，你不一定需要 ChatGPT 每小時固定查看，而可以讓它在新訊息出現時啟動任務。
像是：
當 #client-feedback 頻道出現新訊息時，判斷是否包含客戶要求修改的事項；如果有，整理成待辦清單。
依 OpenAI 官方說明，使用 Slack 事件觸發時，需要在每個要監控的 Slack 頻道加入 @ChatGPT。
這也提醒了一件事：不要一開始就監控所有頻道。
先選一個資訊類型清楚、工作目的明確的頻道測試，通常比「把整個 Slack 都交給 AI」更容易控制品質。
GitHub 可以怎麼自動化？
如果你的工作涉及軟體開發，GitHub 的事件觸發可以用在 Pull Request（PR）流程。
例如：
當這個 repository 的 Pull Request 有新的變更時，摘要修改內容，整理可能需要重新檢查的部分。
OpenAI 目前支援已授權 github.com repository 的特定 Pull Request 活動。
這不代表 AI 可以取代正式的 Code Review。比較合理的角色，是先協助整理變更、提醒檢查項目，再由開發者判斷程式是否真的可以合併。
事件觸發和一般排程任務該怎麼選？
可以用一個很簡單的方法判斷：
| 工作情境 | 比較適合 |
| 每天早上整理新聞 | 固定排程 |
| 每週五產生週報 | 固定排程 |
| 客戶寄新信後整理需求 | 事件觸發 |
| Slack 出現新回饋後整理待辦 | 事件觸發 |
| GitHub PR 更新後協助檢查 | 事件觸發 |
| 持續檢查某件事情是否改變 | Monitoring Task |
如果你的需求是「什麼時候做」，通常從排程開始。
如果你的需求是「什麼事情發生後做」，就可以考慮事件觸發。
如果你還不熟悉 ChatGPT Work，可以先閱讀海豚 AI 學院的 GPT-5.6 更新整理，了解 Work 與排程任務的基本概念。
設定自動化時，最容易犯的 3 個錯誤
第一個錯誤是觸發條件太寬。
「只要 Slack 有訊息就整理」看似方便，實際上可能產生大量沒有價值的任務。應該先限定頻道、寄件者、主旨或明確事件。
第二個錯誤是一開始就讓 AI 執行高風險動作。
先讓 ChatGPT 做摘要、分類、草擬與提醒，比直接修改外部資料或發送訊息更容易檢查。涉及外部操作時，也要注意是否需要人工核准。
第三個錯誤是把連接 App 當成無限制授權。
ChatGPT 能讀取或操作哪些內容，仍取決於使用者授予的 App 權限、工作區設定與管理員政策。團隊導入前，應該先釐清哪些資料可以交給 AI，以及哪些步驟必須保留人工確認。
團隊還可以分享設定好的任務
OpenAI 這次也讓符合條件的 Scheduled Tasks 可以分享。
例如公司裡有一位同事設計好：
客戶在 Slack 提出新需求 → 整理需求、風險與下一步。
他可以把任務分享給其他成員，讓對方建立自己的副本，而不是每個人重新研究一次 Prompt。
但分享出去的不是你的帳號權限。
依 OpenAI 說明，接收者會使用自己的 App 連線與權限建立獨立任務；分享內容也不包含建立者的聊天紀錄、過去任務結果、記憶、連接 App 資料或帳號憑證。
要特別注意的是，任務標題與指令可能被能開啟分享連結的人看到，因此不要把密碼、帳號、財務資料或其他敏感資訊直接寫進任務名稱與指令。
ChatGPT 正從「你問它才做」變成「事情發生就做」
事件觸發任務的價值，不只是少按幾個按鈕。
以前使用 ChatGPT，工作流程通常是：
事情發生 → 你發現 → 打開 ChatGPT → 貼資料 → 下指令。
事件觸發後，有些工作可以改成：
事情發生 → ChatGPT 自動啟動 → 整理結果 → 你檢查與決定下一步。
真正適合自動化的，通常是規則明確、重複發生，而且輸入與輸出都能清楚定義的工作。
如果你第一次接觸 AI 自動化，不需要一開始就打造複雜流程。先找一件每週重複發生、又經常需要複製貼上的小工作測試，會更容易看出 AI 自動化到底能不能幫上忙。
想從實際工作開始練習 AI，也可以使用海豚 AI 學院的免費試看，先熟悉如何把工作需求轉成清楚、可執行的 AI 指令。
常見問題
ChatGPT Free 可以使用事件觸發任務嗎？
目前不行。依 OpenAI 官方說明，Free 與 Go 可以使用符合資格的一般 Scheduled Tasks，但不能建立 webhook-based event-triggered tasks。
一定要會寫 webhook 程式嗎？
使用 ChatGPT 內建的事件觸發任務時，不需要先自己撰寫 webhook 程式。你主要是在 Work 中描述觸發事件與要執行的工作，再確認條件與相關授權。
可以監控所有 Slack 訊息嗎？
目前 Slack 事件觸發是針對新頻道訊息，且需要將 @ChatGPT 加入要監控的頻道。實務上也不建議沒有目的地監控所有內容，應先限定真正需要自動處理的工作情境。
事件觸發任務有執行次數限制嗎？
有。OpenAI 目前說明，事件觸發任務合計最高可執行每小時 30 次、每天 720 次，而且多個事件有可能被合併處理。實際可用模型與其他使用限制仍會受到方案與工作區設定影響。
資料來源
OpenAI｜ChatGPT Business - Release Notes
https://help.openai.com/en/articles/11391654-chatgpt-business-release-notes
OpenAI｜Scheduled tasks in ChatGPT
