用 ChatGPT 寫 Email，建議先交代收件對象、已確認的事實，以及希望對方採取的行動，再指定語言、語氣與長度。這些工作指示就是「提示詞」；OpenAI 官方也建議提供具體背景，並清楚描述希望的表達方式。
實際操作時，可以先讓 AI 整理主旨與正文，再由你核對內容後寄出。尤其要檢查：原本只是詢問或建議的事情，有沒有被寫成已經確定的承諾。
ChatGPT 寫 Email 前，要先交代哪些資訊？
先想清楚這封信要完成什麼：通知進度、催交資料、婉拒邀約，還是確認會議時間？同樣一句「幫我催一下」，可能是請對方回報進度，也可能是要求限期交件，兩者不能混在一起。
接著補上你和收件人的關係，以及可以確認的背景。例如，寫給長期合作的窗口，與寫給第一次接觸的廠商，未必適合同樣的開場與措辭。
貼上原始信件時，建議把「我的寫作要求」和「對方來信」分段標示，並明確指定要產出主旨、正文或回覆要點。將指令與參考內容分開，也是 OpenAI 官方提供的提示詞做法。
對提示詞還不熟悉，可以先閱讀海豚 AI 學院的 ChatGPT 提示詞入門指南；以下直接用工作信件示範。
如何用 ChatGPT 寫催交信？
以下是虛構情境：假設今天是 6 月 11 日，你尚未收到原定昨天交付的設計初稿，希望合作窗口先回覆進度，但雙方還沒有約定新的交件時間。
可以把需求寫成：
請幫我撰寫一封繁體中文催交 Email，提供一個主旨，正文不超過 180 字。
收件對象：長期合作的設計窗口王先生。
已確認事項：雙方原約定 6 月 10 日提供設計初稿，目前尚未收到，延誤原因不明。
本次目的：請對方於 6 月 12 日下午 3 點前，回覆目前進度與預計交付時間。
語氣：禮貌、明確，不責備對方，也不需要反覆道歉。
限制：不要猜測延誤原因，不要把「回覆進度的期限」改成「新的交件期限」，也不要自行增加賠償或終止合作的說法。
一份可供比對的參考稿如下：
主旨：設計初稿進度確認｜請於 6 月 12 日下午 3 點前回覆
王先生您好：
想與您確認原訂 6 月 10 日提供的設計初稿，目前我們尚未收到。麻煩您於 6 月 12 日下午 3 點前回覆目前進度及預計交付時間，以便安排後續作業。
若交付時程需要調整，也請一併告知，方便雙方確認。謝謝您的協助！
這份稿件的檢查重點，是把「請回覆預計交付時間」保留下來。倘若草稿變成「請務必於 6 月 12 日完成交件」，就已經改變你的原始要求，不能只因為文字流暢便直接寄出。
婉拒邀約與英文回信，提示詞怎麼改？
下面兩個範本可以延伸使用。套用前，請把邀約內容、日期與個人立場換成真實資訊。
婉拒邀約：清楚表態，不替自己編理由
建議先決定要不要說明原因，以及是否真的願意保留後續合作機會。沒有打算承諾的事情，就不要為了客氣而放進信裡。
請協助我回覆以下邀約，使用繁體中文，正文約 100 字。
我的決定：這次不參加，也不需要說明原因。
請先感謝對方邀請，再清楚婉拒，結尾保持友善。不要自行補上「工作太忙」「已有其他行程」等理由，也不要承諾下次一定參加。
邀約內容：[貼上可分享的來信內容]
核對時，特別留意是否出現「下次一定配合」或「之後再約時間」。這些句子看似客套，卻不是範例中已經同意的後續安排。
英文回信：先說清楚立場，再處理英文措辭
處理英文信件時，建議先用中文整理你要回覆的重點，再要求英文版本。把時間、條件與是否已確認寫清楚，也方便你逐項檢查。
請根據下列來信撰寫英文回覆，正文不超過 80 個英文單字。
我的立場：原提議的會議時間無法參加，想詢問能否改到 6 月 18 日下午 3 點，時區為台灣時間。新時間尚未獲得對方同意。
請用專業、自然的語氣提出改期詢問，不要寫成會議已經確認改期。英文信件後，另外附上繁體中文重點，供我核對。
對方來信：[貼上可分享的原文]
**中文重點只是輔助核對，不代表英文版本一定正確。**寄出前仍應比對兩個版本，尤其是日期、時區，以及「詢問能否改期」是否被寫成「通知改期」。
內容太客套或太強硬，怎麼請 ChatGPT 重寫？
不滿意第一版時，可以直接指出需要修改的部分，不必重新描述整件事。OpenAI 官方建議根據輸出結果調整指令、補充背景或簡化要求，逐步修正回答。
比起只說「再自然一點」，可以試著這樣追加要求：
| 草稿的問題 | 可以追加的指令 |
| 問候與感謝太多 | 保留一次問候和一次感謝，刪除重複客套話，正文縮短到 120 字內。 |
| 語氣像在責備對方 | 保留原本的回覆期限，將責備措辭改成中性的進度確認。 |
| 看不出希望對方做什麼 | 清楚寫出需要對方回覆的事項與原有期限，不新增其他要求。 |
已有合適的公司信件風格時，也可以提供一小段你有權使用的範例，請 AI 參考語氣與格式。提供具體輸出範例，是官方提示詞指南建議的方法之一。
記得補上一句：「只調整文字表達，不更動日期、金額、條件與承諾。」修改完成後，再確認這些內容是否確實保留。
寄出之前，哪些地方一定要自己核對？
即使提示詞寫得清楚，ChatGPT 仍可能產生錯誤或誤導內容。OpenAI 也提醒，應把回答當成草稿，重要資訊需要另外確認。
建議每封信至少檢查以下三件事：
- **事實是否正確：**姓名、日期、金額、產品名稱與附件名稱有沒有寫錯？信中提到的附件是否真的已附上？
- 立場是否被改變：「希望」「預計」「待確認」有沒有變成「保證」「確定」「已同意」？
- **下一步是否清楚：**對方需要回覆什麼、何時回覆，以及是否仍有待雙方確認的事項？
處理工作信件前，也應依公司規範確認哪些內容可以輸入 AI。ChatGPT 的資料控制可以管理對話是否用於模型訓練，但關閉訓練不會自動刪除聊天紀錄，也不能取代公司的資料使用規範。
相關設定與注意事項，可延伸閱讀 ChatGPT 資料隱私與公司資料安全指南。
先挑一封不含敏感資料的日常信件練習，把「已確認事實、希望對方做的事、不能新增的承諾」寫清楚。需要更多語氣控制與文字修改練習，可參考海豚 AI 學院的 AI 文案潤飾課程。
資料來源
OpenAI Help Center｜Prompt engineering best practices for ChatGPT
https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt
OpenAI Help Center｜Best practices for prompt engineering with the OpenAI API
OpenAI Help Center｜Does ChatGPT tell the truth?
https://help.openai.com/en/articles/8313428-does-chatgpt-tell-the-truth
OpenAI Help Center｜Data controls in ChatGPT
https://help.openai.com/en/articles/7730893-data-controls-in-chatgpt
